Find inspiration i Finansministeriets performanceorienterede samtaletilgang

Case: En performanceorienteret tilgang

Finansministeriets koncern er blandt de offentlige arbejdspladser, hvor man har valgt at erstatte den klassiske medarbejderudviklingssamtale (MUS) med en mere performanceorienteret samtale. I Finansministeriets koncern kaldes samtalerne for PULS-samtaler, som står for Performance-, Udviklings- og LønSamtale. Baggrunden for at indføre PULS var at sikre en mere forpligtende ramme for at give velbegrundet feedback og en struktureret dialog om udvikling, der giver øget værdi i forhold til udvikling og performance.

PULS er en anledning til at tale udvikling, hvor medarbejderen får feedback, og medarbejderen og lederen på baggrund af feedbacken formulerer en udviklingsplan, som de løbende følger op på. Det giver os også et afsæt for at tale om udvikling og performance i et fælles sprog på tværs af organisationen, så det ikke kun sker med afsæt i den enkelte enhed," siger vicedirektør, Anne Kirstine Damsager.

PULS som supplement til de løbende drøftelser

PULS-samtalerne i Finansministeriets koncern understøtter medarbejderens og lederens løbende drøftelser i det daglige om udvikling, og supplerer samtidig de 1:1-samtaler, som koncernens medarbejdere med jævne mellemrum har med deres leder.

Fokus for PULS-samtaler i Finansministeriets koncern

Den første del af PULS-samtalen i Finansministeriets koncern er performancevurderingen, som ud fra institutionens klart definerede kriterier fungerer som udtryk for lederens aktuelle opfattelse af medarbejderens performance i løbet af året. Det er vigtigt, at lederen skaber forståelse for, hvorfor lederen har vurderet, som han/hun har. Det gør lederen fx ved at begrunde sin vurdering med konkrete eksempler på, hvad lederen har lagt vægt på. Performancevurderingen er en sammenfatning af de forventningsafstemninger, der året igennem har været mellem medarbejder og leder.

I anden del af PULS-samtalen har medarbejder og leder en dialog om medarbejderens udviklingsområder, herunder karriereudvikling med afsæt i performancevurderingen. Endelig sluttes samtalen af med en kort lønforhandling eller lønforventningsafstemning, alt efter om medarbejderen indgår i den centrale lønforhandling eller ej. Hele samtalen tager udgangspunkt i, at både leder og medarbejder er grundigt forberedte.

"Vi har stort fokus på, at lederne er velforberedte og velbegrundede i deres feedback. Tilsvarende er værdien af samtalerne afhængig af, at medarbejderne forbereder sig og gør sig tanker om i hvilken retning de ønsker deres udvikling skal gå," siger vicedirektør, Anne Kirstine Damsager.

Målrettet udvikling i det daglige

I Finansministeriets koncern understøttes dialogen om medarbejderens udviklingsområder af en digital udviklingsplan, hvor medarbejder og leder noterer, og løbende arbejder med, de konkrete udviklingsaktiviteter samt kortsigtede og langsigtede udviklingsmål. Medarbejderen er skribent på udviklingsplanen, som derefter godkendes af lederen.

Udviklingsplanen skal være med til at sikre, at udvikling sker, både i det daglige og i forbindelse med selve PULS-samtalen. Udviklingsplanen fungerer derfor som pejlemærke for de løbende drøftelser om medarbejderens karriere- og kompetenceudvikling.

Understøttelse

Koncernens medarbejdere understøttes i processen omkring PULS med vejledninger og værktøjer til medarbejderens forberedelse. Som noget nyt faciliterer Koncern HR også et forberedende kick-off for medarbejdere.

Koncernens ledere understøttes af tilsvarende værktøjer og vejledninger til lederens forberedelse, fx i form af bl.a. Business Intelligence-understøttet ledelsesinformation, lønstatistik, overblik over kompetenceudvikling m.m., der bidrager til en god forberedelse og løbende opfølgning.

Lederne tilbydes desuden forberedende kurser i at afholde gode og konstruktive samtaler og skal desuden deltage på et obligatorisk seminar, hvor ledelsen drøfter og afstemmer (kalibrerer) performancevurderinger og lønindstillinger, så der er transparens og fairness på tværs. 

Hvis I ønsker yderligere information om, hvordan man i Finansministeriets koncern arbejder med PULS, kan I kontakte Finansministeriets Koncern HR på