Danmarks Evalueringsinstitut

Danmarks Evalueringsinstitut havde en udfordring med et stigende sygefravær trods mange tiltag om arbejdsform og arbejdsmiljø. Der var derfor en intension om at bruge projektet til at blive klogere på eget hus og finde flere veje til at forebygge sygefravær.

En akademikerarbejdsplads 

Danmarks Evalueringsinstitut (EVA) er en selvstændig institution under Undervisningsministeriet med cirka 100 medarbejdere. EVA arbejder med evaluering og kvalitetssikring af dagtilbud, uddannelser og undervisning. EVA kan karakteriseres som en vidensproducerende arbejdsplads, hvor der arbejdes i projekter med løbende inddragelse af specialister.

Sygefraværet på EVA har været stigende fra 2005 og var i 2010 på 10 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Et højt sygefravær sammenlignet med andre akademikerarbejdspladser.

En analyse af sygefraværet viste, at EVA havde en lavere andel af medarbejdere, som aldrig var syge set i forhold til gennemsnittet for hele staten. En del af forklaringen var, at instituttet i den periode var ramt af langtidssygemeldinger.

Fundamentet var i orden

EVA har gennem de sidste 6 år arbejdet målrettet med at udarbejde og revidere diverse politikker, fx personalepolitik, sygefraværspolitik, stresspolitik og et ledelsesgrundlag. Der var således et godt fundament for at gennemføre drøftelser omkring sygefravær.

Det var vigtigt for EVA, at sygefraværsindsatsen kom til at hænge sammen med de politikker og initiativer, der allerede var iværksat. Det var ligeledes vigtigt at tage afsæt i de udfordringer, der er relateret til en projektorganisation.

Indsatser 

I et tæt samarbejde mellem EVA’s medindflydelsesudvalg og ledelsesgruppe blev følgende indsatser besluttet:

  • Fælles sprog: Der skal udvikles et fælles sprog omkring sygefravær ledere og medarbejdere imellem. Begreber fra social kapital kan i den forbindelse anvendes og indarbejdes i diverse politikker og værktøjer. 
  • Langtidsfriske: Der skal gennemføres en analyse af de langtidsfriske EVA-medarbejdere med henblik på mulige læringspotentialer. 
  • Trivselsgruppe: Den eksisterende sygefraværs- og stresspolitik skal revideres til en trivselspolitik. Arbejdet skal forankres i en tværgående trivselsgruppe. 
  • Styring af tid: Der skal være øget fokus på krav og forventninger til styring af tid i projekter og i forhold til tidsregistrering. 
  • Feedback på opgaveløsning: Der skal være øget fokus på forventningsafstemning og feedback ledere og medarbejdere imellem i forhold til kvalitet i opgaveløsningen. 

Status og læring

Sygefraværet har været faldende, og var ved udgangen af 2012 på 5,5 dage i gennemsnit pr. medarbejder til forskel fra 2010, hvor det var på 10 dage i gennemsnit pr. medarbejder.

Fraværsstatistikken er på plads. Lederne får fraværsstatistik hver 2. måned og konkrete sager drøftes løbende i ledelsesgruppen. Sygemeldinger sker til egen leder og omsorgssamtaler bliver gennemført. Der bliver udarbejdet mulighedserklæringer og anvendt deltidsraskmeldinger.

EVA ved, hvor alle langvarigt sygemeldte er i deres fraværsforløb. Der er udarbejdet gode historier om at komme tilbage efter lang tids fravær. Det er EVA's politik at fastholde en medarbejder i arbejde, så længe der er fremdrift i de indgåede aftaler.

Samlet set kan EVA samle sin læring i følgende punkter:

  • At gøre det vi siger, vi gør: Politikker skal være handlingsrettede og leve i organisationen. 
  • Mulighedserklæringer som en mulighed: Omsorg i professionelle og formelle rammer til alles fordel, herunder fokus på langtidssyge. 
  • At arbejde styrkebaseret: Vi skal lære af det, der fungerer, fx de langtidsfriske.