Statens Administration

Med 'Styrk arbejdsglæden - sænk sygefraværet' har Statens Administration valgt en to-benet strategi og sat fokus på medarbejdere med højt sygefravær og medarbejdere med højt nærvær.

En ung og fusioneret arbejdsplads

Statens Administration blev etableret i januar 2011 som selvstændig styrelse i Finansministeriet. Alle styrelsens medarbejdere kommer fra den tidligere Økonomistyrelse, hvor der i 2008 blev etableret et administrativt center. Centret samlede en række medarbejdere, som tidligere havde varetaget løn- og regnskabsopgaver i ni forskellige ministerier.

Statens Administration har i dag 350 medarbejdere, primært kontorfunktionærer. Styrelsen varetager udover løn- og regnskabsopgaver også administration af SU-lån og tjenestemandspension.

Højt sygefravær efter mange ændringer

I starten af 2011 var sygefraværet på 14,2 dage i gennemsnit pr. medarbejder. Allerede senere på året var det lykkedes at nedbringe det gennemsnitlige sygefraværet til 12,1 dage, men der var behov for en særlig indsats for at fastholde den positive udvikling.

Fokus skulle vendes

Den enkelte medarbejder skulle tage medansvar for fraværet og en to-benet indsats blev lanceret. Fokus blev rettet mod medarbejdere med højt fravær, men også mod medarbejdere med højt nærvær og stor arbejdsglæde. Tydelig anerkendelse af en god og stabil arbejdsindsats blev en central del af den nye indsats.

'Styrk arbejdsglæden - sænk fraværet'

I indsatsen blev der lagt vægt på, at alle ledelses- og sygefraværsaktiviteter kom til at hænge sammen og understøtte hinanden. Samtidig var der fokus på at styrke samarbejdet omkring kerneopgaverne, så samarbejdet fungerede optimalt ikke mindst ved løn- og regnskabskørsler, når der er ekstra travlhed.

Indsatsen bestod i:

  • Ledelsesudviklingsforløb med fokus på fremme af social kapital og 1:1-samtaler samt ensartet håndtering af personalesager. 
  • Teamudviklingssamtaler, hvis mål var at fremme et godt samarbejde om kerneopgaven og give teamet en klar retning for arbejdsopgaverne. 
  • Etablering af en projektgruppe for projektet ”styrk arbejdsglæden – sænk fraværet’ bestående af et udvalg af medarbejdere. 
  • Etablering af mål for sygefravær i alle lederes og teamlederes resultatlønskontrakter – både for nedbringelse af sygefravær, samt for øget medarbejdertilfredshed. 
  • Konsekvent opfølgning på sygefravær, ved at lederne holdt samtaler med medarbejdere, der havde haft 10 dages fravær inden for de seneste 12 måneder. Lederne fik automatisk en mail med besked om, hvilke medarbejdere der skulle indkaldes til samtale. 
  • Drøftelse af sygefraværssager og sygefraværsstatistik på ledelsesmøder en gang om måneden. 
  • Teamdrøftelser og øvelser om at være langtidsfrisk. 
  • 'Se din kollega'-kampagne og anerkend hinanden for de små ting i hverdagen, der giver en god arbejdsdag. 

Indsatsen synlig for alle

På styrelsens intranet blev der fortalt om de mange aktiviteter, og styrelsens direktør omtalte løbende i sine nyhedsbreve indsatsen og de mange gode historier.

Styrelsens ledelsessekretariat har sammen med tillidsrepræsentanterne været på besøg i alle team. Her fortalte de om, hvorfor det er vigtigt at få sænket sygefraværet, og hvordan den enkelte medarbejder kan bidrage til det.

Arbejdet fortsætter

De mange initiativer har ført til en ændring af kulturen og betydet, at det gennemsnitlige sygefravær ved udgangen af 2012 vil ende på mellem 9 og 10 dage i gennemsnit. Ledelsen har derfor også vurderet, at blandt andet kutymen med at holde sygefraværssamtaler er blevet indarbejdet, at der ikke er behov for, at de skal holdes på bestemte tidspunkter. I stedet er det den enkelte leder, der skønner, om det er relevant at afholde en sygefraværssamtale.

Indsatsen har givet større effektivitet

Ved udgangen af 2012 har styrelsen også konstateret, at de sidste års fokus på sygefravær har haft andre effekter end at sænke sygefraværet:

Teamdrøftelserne om fravær har givet øget engagement og klare spilleregler i teamsamarbejdet.

Medarbejderne har fået en skærpet opmærksomhed på resultater.