Drivkraft bag fælles løsninger i den offentlige sektor

Moderniseringsstyrelsen arbejder for at højne kvaliteten af og sammenhængen i den offentlige service ved at udvikle og udbrede fælles løsninger for ensartede opgaver på tværs af staten.

Hvorfor fælles løsninger?

På de offentlige arbejdspladser løser medarbejdere og ledere en række højtspecialiserede opgaver, hvor fagligheden bruges til at finde de lokale løsninger, der skaber størst værdi for borgere og virksomheder. Men flere steder findes også en række opgaver, der er fælles for mange institutioner.

Det gælder f.eks. arbejdet med tilskudsadministration, hvor mange statslige institutioner modtager og behandler ansøgninger om tilskud, udbetaler midler, modtager dokumentation og gennemfører kontrol. Flere af ministerierne har desuden deres egne, særlige systemer, selvom systemerne grundlæggende skal understøtte de samme administrative processer. Samtidigt efterspørger tilskudsansøgere- og modtagere at blive mødt af mere enkle, ensartede og gennemsigtige regler og systemer, uanset myndigheden, de søger tilskud fra.

Andre eksempler tæller f.eks. lønadministration, bogholderi, it-drift, bygningsdrift eller kantinedrift. Løsningen af disse opgaver kan man ofte med fordel samtænke bedre. Når flere opgaver samordnes i fælles løsninger, giver det mulighed for at anvende ressourcerne der, hvor de skaber mest værdi. Det er der flere grunde til.

  • For det første understøtter fælles løsninger øget specialisering i opgavevaretagelsen og faglige synergier som følge af, at ensartede opgaver sammentænkes i stærke faglige miljøer. Dermed kan kvaliteten af opgaveløsningen blive forbedret.
  • For det andet skaber fælles løsninger en mere strømlinet opgaveløsning gennem skalafordele samt en forenkling af processer fx gennem udbredelse af bedste praksis. Det frigør tid til kerneopgaven hos de myndigheder, der tidligere skulle løse en række basale administrative opgaver i tillæg til de faglige kerneopgaver, der skaber direkte værdi for borgere og virksomheder.
  • For det tredje giver fælles løsninger en mere sammenhængende opgaveløsning på tværs af myndigheder, hvor borgere og virksomheder fx mødes på samme måde uanset, hvilken myndighed, man er i kontakt med.

Det gennemgående tema for vores arbejde med fælles løsninger er et ønske om at gøre den offentlige administration så enkel og smidig som mulig. På denne måde hjælper vi vores kollegaer i staten med at fokusere på, at give borgerne bedre service og velfærd for deres skattekroner. 

Hvad kendetegner fælles løsninger?

Fælles løsninger kan have flere former og kan karakteriseres ud fra to dimensioner. Den første dimension er løsningens samlingsgrad, der kan beskrives i tre typer:

  • Fælles administrationsstandarder, der udgør fælles regler eller standarder for god praksis i opgavevaretagelsen, og skal understøtte eller efterleves af institutioner på tværs. Et andet eksempel er vejledende koncepter.
  • Fælles systemer, som anskaffes og drives af én institution, men som anvendes på tværs af institutioner.
  • Administrative fællesskaber, der består i, at en eller flere opgaver, som bliver udført flere steder, samles og udføres i en organisatorisk enhed.

Figuren illutrerer med en pil, hvordan fælles løsninger varierer med henhold til samlingsgrad. Dermed er en fælles administrationsstandard udtryk for relativt lille samlingsgrad, mens et fælles system er udtryk for en større samlingsgrad, og endeligt at et administrativt fællesskab i denne sammenhæng er udtryk for den største samlingsgrad ved en fælles løsning.

 

Den anden dimension relaterer sig til hvilken type opgave, der er omdrejningspunkt for den konkrete fælles løsning. Der findes to typiske opgaver:

  • Støttefunktioner, der ikke berør den borgernære opgaveløsning direkte, men som understøtter den eller administrationen bag, fx personaleadministration, indkøb og forretningskritiske systemer.
  • Kontaktfunktioner, hvor der indgår opgaver med kontakt til borgere eller virksomheder mv., fx tilskudsadministration og tilsyn.

Hvordan arbejder vi med fælles løsninger?

Moderniseringsstyrelsen er drivkraft bag fælles løsninger. Det gælder både inden for Finansministeriets koncern, i staten og i den offentlige sektor. Det gør vi på flere måder:

  • Vi driver fælles løsninger, f.eks. systemer såsom det fællesstatslige indkøbs- og fakturagodkendelsessystem, IndFak
  • Vi udbreder og implementerer eksisterende fælles løsninger i staten, f.eks. løn- og regnskabsadministration på de nye Forberedende Grunduddannelser (FGU)
  • Vi etablerer fælles løsninger på nye områder som f.eks. facility management og tilskudsadministration
  • Som analytisk kraftcenter ser vi løbende på mulighederne for at forbedre eksisterende og identificere nye fælles løsninger