Fælles løsninger giver mere tid til kerneopgaven

Nogle offentlige opgaver er ensartede på tværs af institutioner, f.eks. støttefunktioner som løn- og regnskabsopgaver, basal it-drift og bygningsdrift. Dertil er der støttefunktioner, hvor staten er i kontakt med borgere og virksomheder, f.eks. udbetaling af ydelser eller drift og udvikling af digitale services. Disse opgaver kan med fordel samles i fælles løsninger, så der skabes stærke faglige miljøer med en styrket opgaveløsning til følge.

Fælles løsninger bidrager til at skabe mere sammenhæng og kvalitet til gavn for borgere og virksomheder

På de offentlige arbejdspladser løser man en række højtspecialiserede opgaver, som ikke uden videre kan løses andre steder – men mange steder findes også en række opgaver, der er fælles for mange institutioner. Det gælder f.eks. lønadministration, bogholderi, kantinedrift eller arbejdet med tilskudsadministration. Når flere opgaver samles i fælles løsninger giver det mulighed for at anvende ressourcerne der, hvor de skaber mest værdi. Det er der flere grunde til.

For det første understøtter fælles løsninger øget specialisering i opgavevaretagelsen og faglige synergier som følge af, at ensartede opgaver samles. Dermed kan kvaliteten af opgaveløsningen blive forbedret. 

For det andet skaber fælles løsninger en mere effektiv opgaveløsning gennem skalafordele samt en standardisering af processer fx gennem udbredelse af bedste praksis. Det frigør tid til kerneopgaven hos de myndigheder, der tidligere skulle løse en række basale administrative opgaver i tillæg til de faglige kerneopgaver. Det kan være aktiviteter, der skaber direkte værdi for borgere og virksomheder. 

For det tredje giver fælles løsninger en mere sammenhængende opgaveløsning på tværs af myndigheder, hvor borgere og virksomheder fx mødes på samme måde uanset, hvilken myndighed, man er i kontakt med. 

Fælles løsninger kan have flere former, blandt andet i forhold til løsningens samlingsgrad. Dette kan beskrives i tre artketyper:

  • Fælles administrationsstandarder, der kan være fælles regler eller standarder for god praksis i opgavevaretagelsen, der skal understøtte eller efterleves af institutioner på tværs eller vejledende koncepter.
  • Fælles systemer, som driftes af én institution, men som anvendes på tværs af institutioner. 
  • Administrative fællesskaber, hvor en eller flere opgaver, der bliver udført flere steder, samles og udføres i en organisatorisk enhed.

Figuren illutrerer med en pil, hvordan fælles løsninger varierer med henhold til samlingsgrad. Dermed er en fælles administrationsstandard udtryk for relativt lille samlingsgrad, mens et fælles system er udtryk for en større samlingsgrad, og endeligt at et administrativt fællesskab i denne sammenhæng er udtryk for den største samlingsgrad ved en fælles løsning.

Strategi for udbredelse af fælles løsninger i staten

Moderniseringsstyrelsen står i spidsen for et analyse- og strategiarbejde om, hvor der er størst potentiale for flere fælles løsninger i staten. I dette analysearbejde kigger vi bl.a. nærmere på:

  • sammenlægning af eksisterende fælles løsninger i staten for fx løn og regn-skab, bygningsområdet og it-drift,
  • fælles løsninger på nye områder som fx HR-området, facility management, tilskudsadministration mv.