Beskrivelse af det Fællesstatslige budgetsystem

Den Fællesstatslige Budgetløsning vil indeholde funktionalitet til at understøtte budgetlægning og budgetopfølgning i de statslige institutioner.

Funktionalitet og fleksibilitet efter dit behov

Fleksibiliteten i budgetsystemet er vigtig for at understøtte den lokale budgettering og økonomistyring med respekt for den varians, der er mellem forskellige institutioner og mellem forskellige opgaver, som systemet skal understøtte.

Den konkrete opsætning i den enkelte institution vil afspejle de forskellige styringsbehov, som institutionen har afhængig af fx størrelse, opgavetyper og finansieringsform.

Budgetsystemets samlede funktionalitet er illustreret i nedenstående figur, der viser de centrale funktionalitetsområder i budgetsystemet. 

 

Opgaver og tilgange omfattet af systemet

Funktionaliteten i budgetsystemet er kravsat til at dække budgetopgaver, fx:

  • Bevillingsstyring
  • Budgettering og grundbudget
  • Budgetopfølgning
  • Rapportering
  • Workflow via lokal brugeradministration

Der skal kunne budgetteres på alle væsentlige budgetteringstilgange, fx:

  • Lønbudgettering
  • Driftsbudgettering
  • Indtægtsbudgettering
  • Anlægsbudgettering
  • Omkostningsfordelinger

Integrationer til de fællesstatslige økonomisystemer (Navision Stat, LDV og SKS) er en del af systemet. 

Et kig ind i budgetsystemet

Brugergrænsefladen

SBS vil være et nyt system, som du skal oprettes i for at kunne tilgå og arbejde med. Når du første gang logger på, vil du se skærmbilledet nedenfor.

Din adgang vil typisk være, at du:

  • Tilgår egne opgaver via ”Mine aktiviteter” (se trin 1 i nedenstående figur)
  • Ser de igangværende processer (se trin 2 i nedenstående figur) 
  • Tilgår den konkrete aktivitet/proces ved at åbne og behandle aktiviteten (se trin 3 i nedenstående figur).

Eksempel på et typisk indtastningsskema til budgettering

Når du først er logget på budgetsystemet og er kommet ind på præcis de sider, der er målrettet til dig, vil de skærmbilleder, som du kommer til at se, fx kunne se ud som indtastningsskemaet på billeden nedenfor.

Budgetsystemets brugergrænseflade bygger på et excelformat. Du kan på dette skærmbillede se et eksempel på et deludsnit af en brugergrænseflade. Det skærmbillede, som du kommer til at se, vil selvfølgelig indeholde alle 12 måneder og eventuelle overslagsår.

Som budgetansvarlig får du via ”Mine aktiviteter” (jævnfør trin 1 under brugergrænsefladen) tilsendt det indtastningsskema, som er relevant for netop dig.




I det nedenstående eksempel har økonomifunktionen igangsat grundbudgetarbejde for 2017 (som vist ved punkt 1).

Det betyder, at du: 

  • Får tilsendt indtastningsskemaet, fordi du er budgetansvarlig for delregnskab 10, sted 2123 (som vist ved punkt 2 i nedenstående figur).
  • Bliver bedt om at opdatere dit budget og specificere det på FL-formål, aktivitet, projekt og budgetart (som vist ved punkt 3 i nedenstående figur) og 
  • Kan enten rette i de eksisterende budgetposter eller oprette nye linjer (i felterne markeret under punkt 4 nedenfor).

Eksempel på et typisk indtastningsskema til budgetopfølgning

I dette afsnit ser vi nærmere på de typiske skærmbilleder og inputskemaer, der er en del af udgiftsopfølgningen.

En udgiftsopfølgning skal sættes i gang af økonomifunktionen efter at alle forbrugs- og regnskabsdata er opdaterede efter periodelukningen.

Det skærmbillede, der åbner sig for den budgetansvarlige, når udgiftsopfølgningen er sat i gang, fremgår af nedenstående figur.



Den budgetansvarlige kan herefter:

  • Se at udgiftsopfølgningen for 1. kvartal 2019 er igangsat (se punkt 1 på ovenstående billede)
  • Se eget forbrug i første kvartal. Forbrugstallet kan ikke rettes, da regnskabsperioden er lukket (se punkt 2 på ovenstående billede)
  • Udarbejde ny prognose for de resterende 9 måneder

Oversigt for afvigelsesforklaringer

I inputskemaet til angivelse af afvigelsesforklaringer og afvigelseskategorier skriver man de bagudrettede og fremadrettede afvigelsesforklaringer. Billedet nedenfor er et eksempel på, hvordan afvigelsesforklaringerne kunne se ud.  



På baggrund af alle de lokale input til afvigelsesforklaringer udarbejder økonomifunktionen en samlet afvigelsesforklaring på virksomhedsniveau. 

SAP løsning til budgettering i staten

Budgetsystemet bygger på en SAP-BPC løsning og driftes via en SAP-HANA database. Løsningen sættes op i forhold til den statslige data- og systemportefølje til brug for den løbende økonomistyring og arbejdet med budget og opfølgning.

KMD A/S er primær systemleverandør og driftsleverandør. Itelligence og Vision Management er konsulenthuse med stor viden om løsningen og erfaring med implementering af lignende SAP løsninger.