Digitalt løft af HR-området i staten

Formålet med projektet er at bidrage til Finansministeriets vision om at forny og effektivisere den offentlige sektor. Med løsningen bliver en række HR-processer digitaliseret.

Digitalisering af HR-processer skal skabe et kvalitetsløft af statens, koncernernes og institutionernes personaleadministrative arbejde. Arbejdsgangene bliver forenklet og baseret på fælles bedste praksis.

Løsningen sikrer også, at HR-data er struktureret og til rådighed. Brugerne kan hurtigt og effektivt få overblik over deres egen organisation og medarbejdere. Samtidig bliver adgangen til statistikker og oversigter nemmere. Vi gør arbejdsgangene enklere og data bedre. Alt sammen for at øge kvaliteten i det administrative HR-arbejde og frigøre mere tid til kerneopgaven.

Hvem er omfattet af Statens HR?

Cirka 120 statsinstitutioner med cirka 60.000 aktive medarbejdere er forpligtet til at anvende Statens HR. Det betyder, at der er institutioner som ikke er omfattet løsningen. Dog er det muligt for disse institutioner at tilslutte sig løsningen i et senere forløb (jf. tidsplanen).

Der er her tale om følgende institutioner:

  • SAP-institutioner
  • Selvejende institutioner. Blandt de selvejende institutioner har 8 institutioner med cirka 10.000 medarbejdere tilsluttet sig, inden udbuddet blev offentliggjort. 

Det er primært ledere og medarbejdere i HR, der bliver påvirket af forandringen. Også medarbejdere, som står for udlevering og indsamling af effekter, fx telefoner, id-kort mv. får et nyt værktøj. Alle disse administrative medarbejdere kommer dagligt til at arbejde med de nye arbejdsgange og den nye digitale Statens HR. 

Personaleledere og deres stedfortrædere vil også til en vis grad arbejde i den nye løsning, ved eksempelvis at trække overbliksbilleder om eget kontor, om midlertidige stillinger, barsel etc. Både topledere og personaleledere får bedre styringsværktøj med tilgængelige realtime data. 

Medarbejdere i staten bliver i meget lille udstrækning påvirket af forandringen. De vil selv have mulighed for at opdatere deres data i løsningen og vil have adgang til egne informationer. 

HR-administration er i dag præget af mange genindtastninger

HR-administration anvender i dag primært Excel, Word og mail, suppleret med blanketter til oprettelse af ansættelsesforhold og inddatering af lønoplysninger. Arbejdsgangene er i dag præget af genindtastninger med ekstra kontroller. De mange led i processerne giver behov for tjeklister, så vi sikrer, at alle led bliver håndteret. HR-systemerne er ikke integrerede, og de organisatoriske data er ikke struktureret og lagret på en måde, så man enkelt og hurtigt kan få et faktuelt overblik over sin organisation.

Brugernes ønsker til Statens HR

Vi har spurgt brugerne, hvilke funktioner de efterspørger i løsningen.

 

Hvem er omfattet HR-Løsningen?

Cirka 139 statsinstitutioner med cirka 60.000 aktive medarbejdere er forpligtet til at anvende HR-Løsningen. Det betyder, at der er institutioner som ikke er omfattet løsningen. Dog er det muligt for disse institutioner at tilslutte sig løsningen i et senere forløb (jf. tidsplanen). Der er her tale om følgende institutioner:

SAP-institutioner
Selvejende institutioner. Blandt de selvejende institutioner har 8 institutioner med cirka 10.000 medarbejdere tilsluttet sig, inden udbuddet blev offentliggjort.