Hvorfor Statens HR?

Visionen for HR-området er, at arbejdsgange og opgaver fremover skal udføres digitalt. Det skal give mere effektive arbejdsgange, stordriftsfordele og styrke styringsgrundlaget i statens institutioner.

Digitalisering af administrative processer forenkler arbejdsgange. Når de administrative processer flytter fra manuel til digital løsning, reduceres opgaver som fx genindtastning af data, udfyldelse af blanketter, kontroller og journalisering. Andre opgaver bliver lettere at løse, som fx når oplysninger i løntilbud genanvendes i lønafsnittet i ansættelsesbrevet. Opdateringer af overenskomst- og regelændringer sker centralt i skabeloner. Det er med til at sikre kvaliteten i den daglige personaleadministration.

Når personaleadministrative arbejdsgange bliver digitale, bliver data kun tastet én gang i systemet. Data bliver videreført til relevante parter og genanvendt i andre systemer. Genindtastninger bliver derfor reduceret, manuelle fejl bliver minimeret, og kvaliteten bliver løftet. Informationer om eksempelvis orlov vil blive tastet direkte i løsningen, hvor de i dag afleveres til Statens Administration eller lønmedarbejderne, som indtaster oplysningen.

Brugerne i fokus og fælles bedste praksis i ryggen

Brugerne af den digitale løsning vil møde et mere brugervenligt og modtagerorienteret sprog. Fx registreres data i et forretningsrelevant sprog, så man ved ansættelser skriver `fuldmægtig – jurist´ i stedet for `PKAT 46´. Arbejdsprocesser foregår via digitale workflows. Det betyder, at en arbejdsproces automatisk `skifter hænder´. Frister overholdes via automatiske notifikationer og godkendelser registreres undervejs i systemet.

Fælles bedste praksis har en dobbeltbetydning. Løsningen er bygget op om bedste praksis processer (workflows) for personaleadministrative arbejdsgange end-to-end. Projektet, reference- og arbejdsgrupper har samarbejdet om fælles praksis i staten. Summen af `bedste praksis´ + `fælles praksis´ = `fælles bedste praksis´.

Entydig organisationsstruktur betyder let tilgængelige realtime HR-data

Den digitale organisationsstruktur viser, hvordan den enkelte institution organisatorisk er bygget op. Løsningen tydeliggør ledelseshierarkiet, altså hvem der er leder for hvem. Det er til enhver tid muligt at hente et organisationsdiagram med opdaterede, realtime data. Den digitale organisationsstruktur giver overblik over stillinger. Det vil fremgå, hvilke stillinger der er knyttet til den enkelte institution og afdeling. Det bliver muligt at se normeringer på laveste organisatoriske niveau, og om der er ubesatte årsværk.

Den digitale organisationsstruktur giver rammen for HR-data. Det er i organisationsstrukturen, at HR-data entydigt bliver registreret. Det gør det let at få anvendelige oplysninger og statistikker om egen organisation - realtime. Altid opdaterede oplysninger løfter kvaliteten af HR-data.

Statens HR gevinster

Institutionerne kan forvente at opnå følgende gevinster, når Statens HR er godt implementeret i organisationerne:

  • Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag samt bedre datakvalitet
  • (Yderligere) optimering af processer og arbejdsgange
  • (Bedre) regelefterlevelse
  • (Flere) stordriftsfordele