Nyheder fra Statens HR

HR-projektet vil komme med jævnlige opdateringer, hvor vi kort beskriver særlige milepæle i projektets historie.

1. november 2018

2. piloterne havde opstart den 18. september 2018 og er nu i fuld sving med at implementere Statens HR.

Pilot 1 institutionerne har haft fokus på at teste funktionaliteten i løsningen. 2. pilotinstitutionerne er nu i gang, og her er fokus at afprøve et generisk implementeringskoncept.

Implementeringskonceptet er bygget op over 9 måneder i alt, med 7 måneder før go live og 2 måneder fra go live til løsningen er overgået til drift. I de 9 måneder er der mange aktiviteter, som skal være med til at give institutionerne den bedst mulige samlede implementering af Statens HR.

De mange aktiviteter findes i en stor implementeringsplan, som institutionerne får udleveret i starten af implementeringsforløbet. Men for at gøre det let for institutionerne har Moderniseringsstyrelsen udviklet et koncept, hvor aktiviteterne fra implementeringsplanen er grupperet i 7 opgavepakker, som Moderniseringsstyrelsen leverer til pilot 2 institutionerne undervejs i implementeringsforløbet.

Hvad er logikken bag opgavepakkerne?

Implementeringen af Statens HR er overordnet opdelt i 4 implementeringsområder: Uddannelse og support, Organisatorisk forandring, Data og system og Kommunikation. Det vil typisk være forskellige lokale medarbejdere, som skal udføre arbejdet i de forskellige pakker, da der er behov for meget forskellige kompetencer afhængig af området. Hver opgavepakke består af en overordnet beskrivelse af opgaven med dertilhørende bilag. Den beskriver overordnet formålet med den enkelte pakke, orienterer om møder, mødedeltagere, nødvendige kompetencer og værktøjer.

I spidsen for hele forløbet står den overordnede projektleder fra ministerområdet. Det er anbefalingen, at der ved større underliggende institutioner også udpeges en delprojektleder for disse større institutioner. Projektlederen er ansvarlig for hele den lokale implementering af Statens HR.

Hvordan formidler vi opgavepakkerne til institutionerne?

For at skabe den bedste forståelse for opgavepakken afholdes der et fælles møde, hvor opgavepakken præsenteres, og hvor institutionerne har mulighed for at stille spørgsmål, inden de går i gang med at udføre opgaven. Som det sidste på møderne evalueres der, så materialet løbende kan forbedres. Som udgangspunkt får institutionerne udleveret materialet en uge før mødet, hvor pakken præsenteres.

Den første opgavepakke er sendt til 2. piloterne

Fredag den 28. september modtog 2. piloterne den første opgavepakke: ”Implementeringsopstart”. Pakken blev yderligere uddybet på et efterfølgende møde. Nogle deltog på Skype, andre mødte op.

Opgavepakken bestod af 1) etablering af institutionernes implementeringsorganisation, 2) indgåelse af samarbejdsaftale og 3) påvirkningsanalyse. 2. piloterne meldte tilbage, at de var positive over, at vi præsenterer opgavepakkerne på et møde fremfor kun at sende materialet. Det holder vi derfor fast i, når vi udsender de næste pakker.

I uge 44 afsluttes påvirkningsanalysen sammen med 2. piloterne.

Næste opgavepakke ”Gapfitanalyse” er også sendt til 2. piloterne. Pakken uddybes mandag den 5. november. I uge 48-49 afholdes der Gapfit workshop sammen med 2. piloterne.

Møde for it-repræsentanter i nyt format

Statens HR har tidligere orienteret om, at projektet i efteråret vil afholde et møde om implementeringen af Statens HR.

Da Moderniseringsstyrelsen imidlertid også er i gang med at implementere Statens Budgetsystem og arbejder med Single sign-on og Statens Business Intelligence samt et udbud af Statens Tidsløsning, vil mødet få et bredere indhold.

Mødet vil blive afholdt den 3. december 2018 om eftermiddagen i Moderniseringsstyrelsen.

Invitation vil blandt andet blive formidlet via koordinatoren i det enkelte departement.

De første erfaringer fra 1. piloterne

HR-medarbejdere ved Fællesadministrationen på Aalborg Universitet og i Koncern-HR i Moderniseringsstyrelsen har nu arbejdet med Statens HR en lille måneds tid.

Det generelle indtryk er, at 1. piloten går fint. Men det er en pilot, og der er naturligvis en del justeringer.

Når vi taler med brugerne, så kommer ordet ”intuitiv” op. Implementeringsprojektleder Flemming René Pedersen, Aalborg Universitet glæder sig over, at løsningen er god at arbejde i, også selv om HR-medarbejderne naturligvis ser frem til decideret undervisning. Det har de endnu ikke fået, da de er en del af 1. pilot, hvor dette skal udvikles bl.a. på baggrund af deres erfaringer.

HR-medarbejder Heidi Scheel-Eriksen fra Koncern-HR i Moderniseringsstyrelsen nævner også ordet intuitiv og fortsætter: ”Jeg skal selvfølgelig lige vænne mig til, at tingene ikke nødvendigvis foregår i samme rækkefølge som før, men det forestiller jeg mig, at jeg hurtigt vænner mig til.” Heidi fremhæver herefter, at løsningen giver mulighed for at navigere på forskellige måder. Man kan vælge at finde frem til det sted, hvor man skal arbejde via ikoner, eller man kan finde en liste frem med de funktioner, man skal bruge. Heidi kan se, at kollegaen foretrækker det ene, mens hun selv foretrækker det andet.

Chalotte Rissanen fra projektgruppen i Moderniseringsstyrelsen og kontaktperson for 1. piloterne er glad for at have nogle engagerede pilotinstitutioner, som holder fanen højt og arbejder hårdt på at få løsningen til at fungere i praksis.

Integration til CPR-registret kører upåklageligt

Statens HR har åbnet for den første integration; nemlig integrationen til CPR-registret. Når en ny medarbejder oprettes, foretages et tjek i CPR-registret, som returnerer en række data, som lagres direkte i Statens HR. Med denne integration får HR-medarbejderen sikret, at det er den rette medarbejder, som er under oprettelse, samtidig med at HR-medarbejderen får en lang række data returneret. 1. piloterne er begejstrede for denne funktionalitet.

Det er dog ikke alle medarbejdere, som har et CPR-nummer fra start. I disse tilfælde er HR-medarbejderen nødt til at oprette medarbejderen ved at indtaste data.

Møde med konsulenthuse

Moderniseringsstyrelsen havde inviteret eksterne konsulenthuse til at høre om Statens HR på et 1½ time langt møde den 17. september 2018. I mødet deltog 14 konsulenter fra 8 konsulenthuse.

Konsulenterne fik en gennemgang af rationalerne bag Statens HR, fik indblik i bølgetidsplanen og implementeringsovervejelserne og fik lejlighed til at spørge ind til løsningen. Der var en god dialog med relevante spørgsmål.

Opstartsmøde med 2. pilotinstitutionerne

Den 18. september 2018 var der opstartsmøde for 2. pilotinstitutionerne, som er et institut ved Aalborg Universitet, Det Kongelige Teater under Kulturministeriet, Fødevarestyrelsen under Miljø – og Fødevareministeriet, Erhvervsministeriets departement og hele Beskæftigelsesministeriet.

Mødet var startskuddet på den ca. 7 måneder lange implementeringsperiode frem mod go live, som ligger ultimo april 2019.

Mindre justering i tidsplan berører kun institutioner i 2. pilot og i 1. bølge

Statens HR er gået i luften med løsningen i Release A, som omfatter personaleadministration, men uden andre integrationer end integration til CPR-registret. Lige nu kører der paralleldrift i Moderniseringsstyrelsen og i Fællesadministrationen på Aalborg Universitet. Det betyder, at der både foregår personaleadministration på traditionel vis og i Statens HR. Release B supplerer med integrationer til fx Campus, Navision, SLS mfl. og har go live 3. december 2018.

Der er lavet et nyt modul, som hedder HR Helpdesk. HR Helpdesk indeholder en understøttelse af workflows. Helpdesk får go live i Release C til februar 2019. 2. piloterne vil komme til at teste HR Helpdesk. Go live for 2. piloterne er derfor flyttet fra 1. februar til efter påske 2019.

Justeringen i forhold til 2. pilot fører til, at også bølge 1 skubbes en smule. Bølge 1 får formentlig go live i september 2019. Da erfaringen er, at det bliver lettere at udrulle, efterhånden som projektet har gjort det flere gange, forventer vi, at den øvrige tidsplan holder.


04. september 2018

Nyt digitalt HR-system på vej til 60.000 statsansatte – de første pilotinstitutioner tager systemet i brug i denne uge.  

Og det er kun begyndelsen på en stor udrulning af et helt nyt moderne HR-værktøj, der giver et betydeligt løft til den måde, staten i dag håndterer sine HR-opgaver på.

I første omgang bliver ca. 120 statslige institutioner og 8 institutioner fra selvejesektoren koblet på det nye system, hvilket svarer til 60.000 brugere. På lidt længere sigt bliver løsningen tilbudt til hele staten, og det er målet, at løsningen i 2021 har mindst 80.000 brugere.

Når de første brugere i HR-afdelingerne i denne uge logger på Statens HR, som systemet hedder, vil de blive mødt med et langt mere brugervenligt og modtagerorienteret sprog.

Der er i det hele taget forbedringer over hele linjen i det nye system, som i langt højere grad udnytter de digitale muligheder. Fx vil alle medarbejdere og ledere fremover hurtigt og effektivt kunne få overblik over deres egen organisation og kunne klikke sig igennem organisationshierarkiet. Samtidig bliver adgangen til statistikker og oversigter nemmere og de data, de bygger på, bliver også forbedret.

- Jeg vil ikke tøve med at kalde det et kvantespring frem i den måde, vi løser vores HR-opgaver på i staten. Med det nye system får vi løftet kvaliteten i opgaveløsningen samtidig med, at vi gør det hele mere enkelt. På den måde får vi frigjort ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne, siger vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen, Maria Damborg Hald.

En anden konkret forbedring i det nye system er, at antallet af gange, hvor de samme data skal tastes ind i systemet, bliver reduceret. Det betyder, at manuelle fejl bliver minimeret, og kvaliteten bliver løftet.

Det er primært ledere og medarbejdere i HR, der får glæde af det nye system, men også medarbejdere, som står for udlevering og indsamling af effekter, fx telefoner, id-kort mv. får nye forbedrede værktøjer til rådighed med Statens HR.

Øvrige medarbejdere i staten bliver kun i mindre grad påvirket af forandringen. Men som noget nyt vil de fx fremover have mulighed for at kunne se og opdatere egne data i løsningen.

Strategisk referencegruppe og 2. piloterne holdt møde lige inden sommerferien

Lige inden sommerferien deltog departementernes HR-chefer og koordinatorer sammen med repræsentanter for de kommende 2. piloter i møde med Moderniseringsstyrelsen. På mødet blev der gjort status, og på det efterfølgende møde med 2. piloterne blev der så småt taget fat på det implementeringsforløb, som 2. pilotinstitutionerne for alvor skal i gang med fra september 2018.

Næste møde for HR-chefer i departementerne og koordinatorer fra departementerne foregår den 31. oktober 2018, mens 2. piloterne mødes igen den 18. september 2018 til et egentligt opstartsmøde.

Billedet viser HR-konsulent Freja Maj Christensen og HR-partner Lotte Frost Ulstrup, Aalborg Universitet, der er i gang med at arbejde i Statens HR. Aalborg Universitet er sammen med Finansministeriets Koncern-HR 1. pilot på løsningen.

Direktør Poul Taankvist holder tale i forbindelse med Go-live for Statens HR. I receptionen deltog medarbejdere fra 1. piloterne, projektmedarbejderne og styregruppen.

Brugere fra Finansministeriets Koncern-HR var glade for, at de nu er i gang med at arbejde i Statens HR. På billedet ses personalekonsulenterne Mette Tønder Petersen, Heidi Scheel-Eriksen og Helle Andst Schæbel.

På billedet ses universitetsdirektør Antonino Castrone og HR–chef Henrik H. Søndergaard, som følger direktør Poul Taankvists tale fra København via Skype. Begivenheden blev fejret samtidig i København og Aalborg med kage og et glas bobler.

Brian Dahlstrøm fra projektet arbejder i Statens HR.


2. juli 2018

Design og skabeloner i Statens HR

Allerede tidligt i projektforløbet gjorde arbejdsgruppemedlemmer det tydeligt for projektet, at layout og sprog i løsningen er vigtigt. Det førte til, at der blev udformet et sprogkodeks, som skal sikre et tidssvarende sprog og har nu også ført til, at der er taget hånd om layout. Vi har haft mulighed for at vise layoutet til repræsentanter fra brugerne, som har udtrykt tilfredshed med, at også den del af løsningen er i fokus.

Statens HR er en standard cloudbaseret løsning, hvor layoutet i et vist omfang kan tilpasses. For at få det bedst mulige layout i forhold til de muligheder, løsningen giver, har projektet kontaktet et grafisk konsulentbureau, som også i andre sammenhænge rådgiver staten om design, brevskabeloner mv.

Løsningen har fået nyt navn og hedder nu Statens HR

Konsulentbureauet har anbefalet, at løsningen fremadrettet hedder Statens HR. Navnet er enklere i daglig tale og kortere at referere til. Samtidigt danner det rammen for et bedre visuelt udtryk inde i selve løsningen og giver et stilfuldt logo. Navnet vil fremgå i løsningen, som vist her: 

Layout for Statens HR

Konsulentbureauet har også anbefalet designet ”Dark blue”. Designet skaber en dybde og en ro i selve layoutet, der gør det mere behageligt at kigge på, også i længere tid. Samtidigt skaber den mørke farve ekstra fokus på selve ikonerne, så de tydeligt skiller sig ud og dermed er nemme at navigere i. Det har været vigtigt for projektet at skabe en løsning, som layoutmæssigt er behageligt at arbejde i – også i mange timer om dagen.

Her kan I få en lille smagsprøve på, hvordan løsningens layout ser ud (png)

Brevskabeloner i Statens HR med institutionsspecifikt logo

Med Statens HR kommer der en række standardskabeloner, fx ansættelsesbreve, barselsdokumenter m.m. Det er vigtigt, at udtrykket i standardskabelonerne er tidssvarende, og at dokumenterne er letlæselige. Konsulentbureauet har her været med til at sikre en typografi og skriftstørrelse, som lever op til en standard, som er anvendelig i hele staten. En særlig opgave har været en udnyttelse af siderne i et dokument, som sikrer, at der er plads til alle typer af institutionslogoer – og her er der stor variation på tværs af staten.

Skabelonerne for alle dokumenter får et ensartet layout. Institutionens logo fremgår øverst til venstre på dokumentet, så det er tydeligt, at dokumenterne stadig er institutionsspecifikke. Adresse og dato placeres som noget nyt nederst i dokumentet, så der bliver plads til institutionens logo i toppen – og det uanset om en institution har et kort eller langt navn.

Standardbreve i Statens HR

Udover at selve brevskabelonen er ens, er der også ved at blive udarbejdet en række standardbreve. Arbejdet med disse standardskabeloner, fx for ansættelsesbreve, er blevet til i et samarbejde med brugerrepræsentanter.

Layoutet er derfor et aktivt udtryk for den fælles bedste praksis Moderniseringsstyrelsen og et bredt udsnit af brugerrepræsentanter har udviklet i samarbejde.

I starten var der en vis tvivl om, om det ville være muligt at udforme standardansættelsesbreve på tværs af staten. Arbejdet viste, at en ensartet opbygning af alle ansættelsesbreve og en ensartet ordlyd generelt er muligt. Standardansættelsesbrevene gør det også meget nemmere at opdatere, fx når der kommer nye ferieregler. Opdateringerne skal på det tidspunkt ske i over 100 forskellige ansættelsesbrevskabeloner.

Når et ansættelsesbrev opbygges efter en fast skabelon, så er det ikke kun opdateringen, der bliver nemmere. Det bliver også lettere for Statens Administration at finde de oplysninger, de skal bruge i deres sagsbehandling.

Eksempel på en standardskabelon for et ansættelsesbrev

Se eksempel på en standardskabelon for et ansættelsesbrev til en fuldmægtig (pdf)


27. juni 2018

Informationsmøde om Statens HR for konsulenthuse

Moderniseringsstyrelsen inviterer interesserede konsulenter fra konsulenthuse til informationsmøde om Statens HR mandag den 17. september 2018. På mødet vil kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen kort præsentere Statens HR samt implementeringsplanen. 

Se invitationen til informationsmødet (pdf)


26. juni 2018 

Offentliggørelse af foreløbig implementeringsplan

Statens HR er nu nået så langt i processen, at vi sammen med det kommende budgetsystem har udmeldt en foreløbig implementeringsplan. Dog skal der stadig tages forbehold for potentielle ændringer, som kan medføre revision og opdatering af planen.

Læs mere om implementeringsplanen for Statens HR og Statens Budgetsystem


29. maj 2018

Vidste du, at Statens HR giver dig et opdateret overblik over alle ansatte i en institution?

Statens HR indeholder et organisationshierarki, som nemt og smart viser, hvem der referer til hvem fra direktør, gennem kontorchefer, evt. teamledere og til medarbejdere.

Hvad er det, der bliver nemmere?

I HR-afdelingen bliver det nemt at danne sig et overblik, fx når den årlige medarbejdertilfredshedsmåling skal sendes ud.

For medarbejderne bliver det nemt at finde rundt i en institution. Når Hans skal finde kollegaen Petra, så vil en søgning på Petra også vise, hvem Petra har som kollegaer og som chef.

På sigt bliver det også nemmere at orientere sig på tværs af institutioner

Efterhånden som statens medarbejdere oprettes i Statens HR, vil det også blive muligt at slå en medarbejder op, som er ansat et andet sted i det statslige system. Hvornår kommer vi til at se hele staten i ”telefonbogen”? Der kommer til at gå et par år, før alle statslige institutioner har Statens HR. De institutioner, som er undtaget fra løsningen, vil naturligvis ikke optræde i telefonbogen. Det drejer sig om de institutioner, som anvender SAP som ERP-system, fx SKAT, forsvaret og politiet.

Vidste du også, at det i Statens HR vil kunne registreres, hvilke medarbejdere, der har fået udleveret en motorsav?

Statens HR omfatter et effekthåndteringsmodul. Modulet skal gøre administrationen af effekter nemmere og give et overblik over udleverede effekter. Modulet vil derfor samtidig være med til at sikre, at der er et godt overblik over, hvad der skal leveres tilbage, når en medarbejder forlader sit job.

Hvilke effekter tænker vi på?

Umiddelbart kommer man i tanke om telefoner og PC’ere, men vi er sikre på, at institutionerne også vil have glæde af at registrere, hvem der har fået udleveret adgangskort, betalingskort, forskellige typer af abonnementer, værktøj, særlige former for tøj osv.

Hvordan kommer det til at fungere?

Effekthåndteringsmodulet i Statens HR gør det muligt at slå op, hvem der har fået tildelt hvilke effekter. Som medarbejder får du også mulighed for at slå op på din egen profil, så du altid selv kan tjekke hvilke effekter, der er registreret til dig.

Hvordan får vi en økonomisk gevinst ud af effekthåndteringsmodulet?

Brugerinddragelse undervejs i projektperioden har vist, at det i dag er svært at have et totalt overblik over de effekter, der udleveres, fordi opgaven ofte er fordelt på flere personer, som også ofte sidder udenfor HR og registrerer effekterne i lokale oversigter. Når en medarbejder holder op, skal alle have besked, og lister over udleverede effekter skal tjekkes. Med løsningen bliver der skabt et bedre overblik, og når en medarbejder siger op, vil et tjek på medarbejderen vise, hvilke effekter der skal afleveres.

Med løsningen kan der trækkes rapporter, som viser hvor mange mobiletelefoner, der er udleveret, og hvem der fx har fået udleveret kreditkort.

Hvornår får I adgang til løsningen?

Statens HR skal udrulles til de statslige institutioner på nær institutioner, som anvender SAP. 1. piloten starter efter sommerferien 2018, og udrulningen sker i bølger frem til 2020. En tidsplan for bølgeimplementeringen forventes offentliggjort inden sommerferien 2018.

Databeskyttelsesforordningen (GDPR)

I forbindelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) har Moderniseringsstyrelsen og Datatilsynet udarbejdet en cirkulæreskrivelse om fælles dataansvar, som Statens HR er en del af.

Læs mere om aftalen mellem Moderniseringsstyrelsen og Datatilsynet


25. april 2018

2. validering af Statens HR

I ugen efter påske gennemførte vi 2. validering af Statens HR. Medarbejdere i HR-projektet viste via små rollespil, hvordan funktionaliteten vil være, fx når en indkommen sag bliver taget af en medarbejder, som skal løse en delopgave. Vi viste, hvordan en opgave kan skifte hænder, fx i forbindelse med at andengodkender skal kontrollere et ansættelsesbrev. Også denne gang deltog brugerrepræsentanter, som efterhånden er ret velbevandrede i disse dele af løsningen. Vi sætter stor pris på deres engagement og erfaring, som tydeligt er med til yderligere at løfte kvaliteten af løsningen.

Vi går i luften med Statens HR version 1 i 1. pilotinstitutionerne

Det betyder, at løsningen fortsat er under udvikling og forventes at foreligge i en version 2, når 2. pilotinstitutionerne kommer på i foråret 2019. Det er især på workflowunderstøttelsen, at vi forventer en videreudvikling. Det er meget værdifuldt at gå i luften med version 1, da det giver projektet og piloterne den første indsigt i, hvordan det er at arbejde i systemet. Det er uvurderlig hjælp i forhold til at tilpasse implementering, undervisning mv. til de næste implementeringsbølger. Version 1 indeholder allerede megen funktionalitet, som først og fremmest bliver en gevinst for HR-afdelingerne og lederne. Det gælder fx i forhold til organisationsoverblik og rapportering. Du kan nedenfor se mere om integrationen til SLS og om de gevinster, der kan opnås allerede med version 1.

Designprincipper

Når vi validerer, er det afgørende at huske på de designprincipper, som hele løsningen er bygget op over. Designprincipperne skal ses som principper, der hjælper med og sikrer grundlaget for at realisere de fire overordnede gevinstområder, som er: Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag, Yderligere optimering af arbejdsgange og processer, Bedre regelefterlevelse og Flere stordriftsfordele.

Designprincipperne er bygget op over følgende seks temaer, som løsningen vurderes op imod:

  • Proces, som bl.a. omfatter fælles bedste praksis og enklere administrative processer
  • Workflow, som bl.a. omfatter selvbetjening, dirigering af opgaver, logning af opgaver og godkendelser
  • System, som bl.a. handler om sammenhæng og genbrug af data i forhold til andre løsninger samt et intuitivt og simpelt interface
  • Organisation, som bl.a. omfatter understøttelse af den nuværende administrative organisering i staten og tilpasning af roller og rettigheder i forhold til den enkelte institution
  • Data, som bl.a. omfatter indtastning af data et sted så tidligt som muligt i processen, at der er adgang til egne data, og at der kan udformes rapporter baseret på real-time data
  • Sikkerhed, som bl.a. omfatter understøttelse af persondataforordningen og andre lovkrav, herunder logning af alle ændringer

Når projektet vurderer løsningen, sker det ud fra de nævnte principper. Der er rigtig gode takter i version 1, men også mulighed for at designet skærpes i version 2 på udvalgte områder.

Integration mellem SLS og Statens HR

Designet af den nuværende SLS-integration er færdigt. Ansættelsesprocessen starter med, at en HR-medarbejder opretter en ”skal” på en ny medarbejder med en række HR-stamdata i Statens HR. Derefter supplerer en lønmedarbejder med flere løn-relevante oplysninger, så den nye medarbejder bliver fuldt oprettet i både Statens HR og i SLS.

Integrationen mellem Statens HR og SLS betyder, at lønrelaterede processer i vidt omfang håndteres som i dag. Samtidig sikres der integration mellem SLS og Statens HR, så relevante HR-informationer er tilgængelige for HR-afdelingerne, ligesom fx ansættelsesbrevet vil kunne dannes fra og opbevares i Statens HR. Dette sker ved, at aktuelle lønoplysninger hentes direkte fra SLS. Opbevaringsmuligheden i Statens HR erstatter ikke journalisering af ansættelsesbrevet.

Vi arbejder på, at der fra version 2, dvs. fra implementeringen af 2. piloterne, tilføjes en workflowunderstøttelse, som skal styrke arbejdsgange og kommunikation mellem de forskellige roller i løsningen og på tværs af systemerne. Denne workflowunderstøttelse giver også mulighed for kommunikation internt i Statens HR, fx mellem leder og HR-afdeling.

Hvilke gevinster indfris med Statens HR version 1?

Når vi går i luften med 1. piloten til august, vil der være en stor del af de ønskede gevinster, som kan realiseres. Det er først og fremmest gevinstområderne ”Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag”, ”Bedre regelefterlevelse” og ”Flere stordriftsfordele”.

Som HR-medarbejdere vil I bl.a. få:

  • Overblik over jeres organisationshierarki, fx når I skal vide, hvem der er leder for hvem i forbindelse med udsendelse af medarbejdertilfredshedsmålinger, udarbejde analyser eller arbejde med organisationsændringer
  • Overblik over stillingsstruktur og årsværk
  • Et langt bedre overblik over medarbejdere, fx ved udflytninger og ressortændringer
  • Konsoliderede HR-data, som I kan anvende til HR-rapportering
  • Opdaterede skabeloner og sikkerhed for, at lovgivning, bl.a. den nye persondataforordning, overholdes

Som chefer vil I bl.a. få:

  • Notifikationer på mobilen om fx barsel og opsigelse
  • Overblik over eget kontor eller team, inkl. overblik over, hvornår en tidsbegrænset stilling udløber, en medarbejder kommer tilbage fra barsel osv.
  • Mulighed for at udforme og trække egne rapporter

Som medarbejdere vil I bl.a. få:

  • Overblik over egne data
  • Selvbetjening

Endvidere vil der med effekthåndteringsmodulet kunne indfris gevinster, fordi institutionerne fremover får en struktureret tilgang til effekter, herunder et bedre overblik over udlevering ved ansættelse og tilbagelevering ved fratrædelse.

Udmelding af bølgeimplementering er udskudt

1. pilotinstitutionerne er Finansministeriet og fællesadministrationen ved Aalborg Universitet.

2. piloterne er Beskæftigelsesministeriet, Erhvervsministeriets departement, Fødevarestyrelsen, Det Kongelige Teater og et institut ved Aalborg Universitet.

Øvrige institutioner forventes som udgangspunkt implementeret som samlede ministerområder. Den overordnede implementeringsplan vil blive meldt ud inden sommerferien 2018.

Nyhedsflowet intensiveres igen

Der har i nogle måneder været stille i nyhedsformidlingen fra projektet, fordi vi sammen med brugerrepræsentanter har været travlt optaget af at designe løsningen.


30. januar 2018

Ændringer i tidsplanen

Det var planen, at 1. piloten skulle være klar til 1. maj 2018. Leverandøren har imidlertid bedt om 40 arbejdsdages udskydelse af pilotstart, sådan som kontrakten giver mulighed for.
Moderniseringsstyrelsen har af planlægningsmæssige grunde kontraudskudt med 17 arbejdsdage, så der kan sikres en hensigtsmæssig opstart af 1. pilot efter sommerferien. Juli måned indgår ikke i projektets tidsplaner, da der afvikles sommerferie i den periode.

Pilotstart bliver herefter den 20. august 2018 i de to 1. pilotinstitutioner, som er Finansministeriets Koncern-HR, (som omfatter fem institutioner), og et institut på Aalborg Universitet.
Udskydelsen af pilotstart skyldes, at leverandøren ikke rettidigt har leveret et tilfredsstillende løsningsdesign for de HR-administrative processer, der indeholder løn, herunder integrationen til Statens Lønløsning. Løsningsdesignet er nu identificeret og skal kvalitetssikres og verificeres, som de øvrige processer er blevet det.

Tidsplanen parallelforskydes – men den overordnede tidsplan overholdes

Udskydelsen betyder, at tidsplanen forskydes parallelt. Men projektet forventer fortsat at kunne overholde den overordnede tidsramme og dermed afslutte projektet som planlagt i august 2020. 2. pilot institutionerne, som omfatter Beskæftigelsesministeriet, Erhvervsministeriets departement, Fødevarestyrelsen, Det Kongelige Teater og Aalborg Universitet, har derfor pilotstart i februar 2019, mens selve implementeringen i bølger starter i april 2019 og forventes som nævnt fortsat afsluttet i august 2020. Herefter vil den del af selvejesektoren, som anvender Statens Lønløsning, kunne implementere løsningen.

Særlige opmærksomhedspunkter i det kommende halvår

Projektet vil i det kommende halvår have fokus på afslutning af etableringsfasen og forberedelse af afleveringsprøven. Projektet vil desuden have fokus på forberedelse og gennemførsel af 1. pilot og på at udforme en implementeringsdrejebog, baseret på pilot-erfaringerne. Implementeringsdrejebogen testes i 2. piloterne, som skal opfattes som præimplementering, og justeres inden den danner grundlag for den egentlige udrulning.

Maria Damborg Hald
Vicedirektør


21. december 2017 

Ændret organisering - nyt mødefora

Referencegruppe for implementering

Vi tilpasser mødefora omkring HR-projektet til projektets aktuelle situation. Vi er så småt i gang med at forberede 1. piloten og har brug for møder, som tager fat på de konkrete implementeringer. Vi har derfor besluttet at nedlægge Rådgivende Forum og faglig referencegruppe for i stedet at oprette referencegrupper for implementering. Grupperne kommer til at omfatte alle HR-chefer fra de institutioner, som er omfattet af en implementeringsbølge. Da bølger vil være overlappende, vil vi på sigt komme til at håndtere flere samtidige referencegrupper for implementering.

Læs mere om løsningens organisering og brugerinvolvering

Øget kontakt til selvejesektoren

Informationsmøder

Vi ønsker en tættere dialog med selvejesektoren og har holdt møde med universitetsdirektørerne den 12. december og med ressourcedirektører for erhvervsakademier og professionshøjskoler den 14. december. Vi vil nu med Uddannelses- og Forskningsministeriet lægge en plan for, hvornår vi holder møder for HR-chefer i de samme institutioner. Da vi er i gang med at designe løsningen, har vi en forventning om, at det vil være passende at vente, til vi kan præsentere løsningen i den form, der anvendes i førstepiloterne, dvs. efter sommerferien 2018.

Vi er også i gang med at planlægge tilsvarende møder for selvejesektoren under Undervisningsministeriet samt et samlet møde for øvrige interesserede selvejeinstitutioner. 


3. november 2017

HR-medarbejdere har haft fingrene i den nye løsning 

I DGI-byen fik deltagerne mulighed for at prøve enkelte funktioner i den kommende løsning.

”Jeg glæder mig!” noterede en HR-medarbejder i en evaluering af mandagens introduktion til Statens HR, hvor 84 HR-medarbejdere mødte op i DGI-byen. Deltagerne repræsenterede alle departementerne og stort set alle statens institutioner.

”Det er karakteristisk for HR-projektet, at vi allerede tidligt i projektforløbet melder ud, hvad vi ved,” siger Kjeld Speiermann-Vognsen, kontorchef for kontoret for Løn- og HR-systemer og fortsætter: ”Statens HR er en spændende, men også stor forandring, og derfor prioriterer vi en meget åben kommunikation om projektets fremgang, så de kommende brugere kan følge med i udviklingen.”

Projektets kommunikationsstrategi betyder, at også delresultater meldes ud løbende: ”Vi kan ikke vise HR-medarbejderne en færdig løsning endnu, da beslutninger om design og opsætning kun lige er begyndt.” siger senior løsningskonsulent Christina Jørgensen fra Oracle.

Men deltagerne fik alligevel mulighed for at prøve enkelte funktioner i den kommende løsning, så de kunne få føling med, hvordan det bliver at arbejde digitalt med personaleadministration. Fordi det kun er en lille del af løsningen, som kan vises på nuværende tidspunk, efterlod det naturligvis deltagerne med en stor portion nysgerrighed på resten.

Udover den lille systemdemonstration fik deltagerne information om Statens HRs betydning, fordele og praktiske konsekvenser. De fik indsigt i, hvordan projektet prioriterer brugerinvolvering for at sikre en løsning, som brugerne bliver glade for. Og de fik en gennemgang af de sproglige retningslinjer, som løsningens brevskabeloner bygger på. Blandt oplægsholderne var også deltagere fra projektets arbejdsgrupper; Nina Wallin fra Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet og Charlotte Horster fra Kulturministeriet.

Det er hensigten, at repræsentanterne skal hjem og fortælle deres HR-kolleger om deres oplevelse og dele deres viden. Vi havde jo gerne inviteret samtlige HR-medarbejdere til mødet, men af praktiske årsager må vi have hjælp fra deltagerne i mødet til at sprede budskabet som ringe i vandet.


4. oktober 2017

Vi går nu i gang med at opsætte Statens HR - brugerrepræsentanter er med hele vejen

Projektet går nu i gang med en række funktionelle workshops sammen med leverandøren og erfarne brugere fra forskelligartede statslige institutioner. HR-projektet gik i september ind i etableringsfasen. Det er her, vi etablerer fælles løsning baseret på Oracles HCM cloud-løsning til brug for 139 institutioner i staten.

Allerede den 10. oktober 2017 starter den første af en lang række funktionelle workshops. Projektet har håndplukket erfarne brugere med viden fra meget forskelligartede statslige institutioner og bedt dem om at bidrage til opsætningen ud fra fælles bedste praksis. Nogle af deltagerne har tidligere deltaget i de workshops, hvor projektet fik input til brugernes behov samt i senere workshops, hvor der er arbejdet grundigt med nogle af de skabeloner, som skal bruges i løsningen.

Deltagerne skal ikke bare repræsentere deres nuværende arbejdsplads, men repræsentere staten, så vi får en løsning, som er udtryk for fælles bedste praksis på tværs.

I sammensætningen af deltagere har vi forsøgt at balancere ønsket om at få input fra deltagere på tværs af staten og samtidig sikre effektivitet i workshopsne, hvorfor deltagerantallet i de enkelte workshops er nøje udvalgt.

Når vi er færdige med de funktionelle workshops, skal projektet og leverandøren sikre, at arbejdet på workshopsne bliver omsat til en egentlig systemopsætning. Fra midt i december 2017 til februar 2018 vil de samme deltagere blive indkaldt til validering af den opsatte løsning.
Se brugerrepræsentationen i tabellen nedenfor:

 

EmneDeltagere
Organisationsstruktur og ansættelsesmodel
  • Beskæftigelsesministeriets Koncern-HR
  • Sundheds- og Ældreministeriets Koncern-HR

HR-processer:

  • Ansættelse og fratrædelse
  • Forfremmelse, overflytning og ændringer
  • Erhvervsministeriets Koncern-HR
  • Kriminalforsorgen
  • Slots- og Kulturstyrelsen/Kulturministeriets departement
  • Udlændinge- og Integrationsministeriets Koncern-HR
Roller og rettigheder
  • Ingen ekstern deltagelse
Datamigrering
  • Ingen ekstern deltagelse
Rapportering
  • Miljøstyrelsen
  • Fødevarestyrelsen
Fravær
  • Uddannelses- og Forskningsministeriets Koncern-HR
  • Udenrigsministeriets departement
Effekthåndtering
  • Det Kongelige Teater
Integrationer
  • Ingen ekstern deltagelse

1. piloterne, dvs. Aalborg Universitet og Finansministeriet, kommer til at skulle afprøve, om de trufne valg nu også virker i praksis. For at lære løsningen godt at kende, er de også med i en række af de funktionelle workshopper.


20. september 2017

Opbygning af Statens HR starter i dag

Onsdag d. 20. september 2017 er første dag i HR-projektets etableringsfase. Det er en milepæl, som fortjener både omtale og refleksion. De kommende måneder vil leverandøren Miracle og projektteamet bygge den løsning, som fremover skal forenkle statens personaleadministration. Denne fase kalder vi ’etableringsfasen’, og det bliver en periode med en lang række opsætningsworkshops. Projektteamet, leverandøren og forretningsspecialister fra institutionerne vil i løbet af efteråret gå tematisk igennem samtlige HR-processer i løsningen og designe de digitale workflows. Når leverandørens opsætning af de enkelte flows bliver færdige, testes og valideres de. Undervejs bliver repræsentanter for brugerne involveret for løbende at sikre, at løsningen også i praksis passer til brugernes behov. Kombinationen af Oracle-løsningens indbyggede bedste praksis og tilpasningen til brugernes behov på tværs af statens institutioner kalder vi ’fælles bedste praksis’. Det er med andre ord i de kommende måneder, at den `fælles bedste praksis´ for, hvordan staten arbejder med personaleadministration bliver omdannet fra koncept til digital praksis.

Etableringsfasen afløser afklaringsfasen, hvor projektet siden 12. juni 2017 har haft fokus på at gennemgå alle de krav, som Moderniseringsstyrelsen sammen med brugerne stillede i udbudsmaterialet. I afklaringsfasen har vi holdt mere end 40 workshops med leverandøren. Det betyder, at vi nu har en fælles forståelse for, hvad løsningen skal kunne, og hvordan eventuelle udfordringer skal løses. De udfordringer, vi har mødt i afklaringsfasen, har primært handlet om tidsplanen, herunder afdækning og nedbrydning af leverancer på leverandørens og på Moderniseringsstyrelsens side. Udfordringerne har med andre ord ikke relateret sig til løsningens indhold og forventede opsætning.

Etableringsfasen løber over de kommende seks måneder. Når vi omkring 1. maj 2018 overgår til pilotfasen, forventer vi at have en løsning, som er klar til de første institutioner. De institutioner, som har ønsket at være en del af piloten, er dog indforståede med, at justeringer vil forekomme, og at der vil være læring for alle involverede parter. Det kræver både forståelse og dedikation at være med fra starten. Dét lægger vi ikke skjul på. Så meget desto mere glædeligt er det at konstatere, at der fortsat er stor interesse for at blive pilotinstitution.

Vores ambition i projektet er fortsat at skabe en løsning, som brugerne bliver glade for, og som understøtter en fælles bedste praksis i staten. Når vi engagerer de kommende brugere i så stor udstrækning, som fra starten har kendetegnet HR-projektet, er det derfor af den simple årsag, at vi er dedikerede til at lave en digital løsning, som bredt set passer til den måde, som vi i staten gerne vil arbejde på. Nemlig ved at sikre, at data via digitalisering har den bedst mulige kvalitet, og at arbejdsgange understøttes og forenkles, hvor det er muligt, så vi kan frigive mere tid til kerneopgaver.

De konsulenter, vi arbejder med fra Miracle, har mange års erfaring med Oracles gamle on-premise HCM-løsning. Det er godt at mærke den begejstring, de har over den nye cloud-løsning, som vi har købt, fordi den er forbedret på en række områder og meget mere brugervenlig. De glæder sig rigtig meget til at komme i gang med at sætte Statens HR op for os, og vi ser frem til at arbejde mere i maskinrummet og se løsningen tage form i de kommende måneder.


28. juni 2017

Statens HR stiller skarpt på sprog

”I sit virke inden for den offentlige forvaltning har Medarbejderen tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolige, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Tavshedspligten indebærer endvidere forbud mod at videregive fortrolige tjenstlige oplysninger til uvedkommende. Tavshedspligten gælder også efter ophøret af Medarbejderens ansættelse.”

Hvad tænker du om afsenderen af denne besked? Måske lidt stiv i betrækket? Og hvad er egentligt budskabet? Eksemplet kommer fra et statslig ansættelsesbrev og er et af de første indtryk, en ny medarbejder får af staten som arbejdsplads. Og eksemplet står ikke alene.

Som en naturlig del af arbejdet med at standardisere skabeloner, er det ikke kun indhold og strukturer, men også tonen i sproget, som er i fokus. Projektet og arbejdsgruppen er stødt på en bred vifte af kommunikationsformer i de forskellige personaleadministrative skabeloner, som spænder fra den meget joviale J til den distancerede, kancelliprægede tone.

HR-projektet har derfor udarbejdet et sprogkodeks som værktøj til at ensrette tonen i sproget på tværs af HR-processerne i staten. Et sprogkodeks kan bedst sammenlignes med en designmanual – men for sprog. Det er retningsgivende principper, som kommunikation skal lægge sig op ad. På den måde sikrer vi en god sammenhæng og ensartethed.

Principperne, som er vedtaget af styregruppen, kan forkortes NUGA-principperne, så de er nemmere at huske. Sammenfattende handler de om, at sproget skal være:

Nærværende – afsenderen skal føles som et menneske og ikke et system.
Ukompliceret – kommunikationen skal være klar med korte sætninger og information, som er tilpasset modtageren.
Gennemskueligt – strukturer skal være ensartede på tværs, så det er nemt at finde de samme informationer på tværs af forskellige skabeloner.
Anno 2017 – tiltaleformen skal være direkte, uformel og formuleret i et aktivt sprog.

Hvordan får vi det ind i vores praksis?

Sprogkodeksets baggrund, formål og NUGA-principper bliver præsenteret for alle projektets samarbejdspartnere. Når vi når til implementeringen, bliver sprogkodeks også præsenteret for hver enkelt institution. Og arbejdsgruppen har allerede været inddraget og leveret input til formuleringen af Sprogkodeks.

”Det har længe været klart, at vi også måtte kigge på en sproglig ensretning i arbejdet med bl.a. standardskabeloner.” siger Bitten Nielsen, som har været tæt involveret i arbejdsgruppen gennem de sidste to år og fortsætter: ”De sproglige principper er blevet taget godt imod i arbejdsgruppen, og jeg er sikker på, at det giver os den nødvendige rettesnor, som vi har brug for nu, hvor vi skal finde en passende linje på tværs af staten.”


Projektgruppen har været på workshop om sprogkodeks. I næste uge er det bl.a. nogle af de fagfolk i Moderniseringsstyrelsen, som skal sikre, at juraen i skabelonerne er på plads, som deltager i en workshop om sprogkodeks. På sigt bliver den sproglige tone forhåbentligt gennemgående i al kommunikation, der vedrører digitalisering af HR-processerne, så brugerne oplever en tidssvarende og klar kommunikation, som er nem at forstå.


19. juni 2017

Sløret blev løftet for Statens HR

Tirsdag d. 13. juni 2017 mødte HR-chefer og repræsentanter fra statens 139 institutioner op i Cinemateket i København for at se den første præsentation af den løsning, som skal digitalisere HR-processerne for personaleadministration.

”Vi lykkes med digitaliseringen af HR-processerne, hvis det bliver lettere for Jer at supportere linjechefer og topledelse”, fastslog vicedirektør Maria Damgaard Hald indledningsvis.

Hovedbudskaberne om at forenkle og kvalitetsløfte arbejdsgange ved at reducere gentastninger, kontroller og journalisering, og at sikre bedre kvalitet og overblik gennem tilgængelige realtime data og skabe mere tid til kerneopgaver, blev uddybet og forklaret. Og der var rig mulighed for, at deltagerne kunne få afklaring på de spørgsmål, som lå dem på sinde.

Efter at have hørt fra vicedirektøren og kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen, blev scenen overladt til administrerende direktør fra Miracle Jan Skelbæk og Senior Løsningskonsulent Christina Jørgensen, Oracle. Sløret blev løftet og den løsning, som skal bruges fremover, blev for første gang demonstreret for deltagerne i lokalet. Da projektet kun dagen inden var startet på afklaringsfasen, blev det en gennemgang, hvor deltagerne måtte se gennem fingre med, at sprog, stillingsbetegnelser, godkendelseshierarkier m.m. endnu ikke er tilpasset til staten. Men det gav alligevel deltagerne en god fornemmelse af, hvordan digitalisering af HR-processerne kommer til at gavne dem i fremtiden.

Det gode samarbejde fortsætter

Over de kommende måneder vil HR-projektet og Miracle arbejde tæt sammen for at tilpasse Oracles standardsystem til de statslige behov og krav. Men det er ikke et arbejde, som kommer til at foregå bag lukkede døre. Projektet har fra de tidligste faser haft et stort fokus på brugerinvolvering. Diverse fora har løbende bidraget og været helt centrale for, at digitaliseringen af HR-processerne har taget den form, som blev præsenteret i Cinemateket. De mange læringspunkter fra brugerne kombineret med systemets indbyggede bedste praksis processer, kalder projektet ’fælles bedste praksis’.

Allerede dagen efter mødet i Cinemateket mødtes arbejdsgruppen og projektet igen for at arbejde videre på at sikre, at digitaliseringen af HR-processerne sker i overensstemmelse med brugernes behov. ”Vi fortsætter naturligvis den gensidige gode dialog og proces” siger Kjeld Speiermann-Vognsen.

Stemningen i Cinematekets foyer efter præsentationen var positiv og deltagernes feedback tyder på, at mange fik et godt indtryk af løsningen.


4. april 2017

Departements-tour

Kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen og Bitten Nielsen fra projektet er ved at have gennemført en besøgsrunde i alle departementer. Her har Statens HR været drøftet med HR-chefen, økonomistyringschefen og ministerområdets koordinator. Møderækken har haft til formål at få skabt en god dialog om de særlige forhold, projekterne skal tage højde for, når de to moduler til sin tid skal udrulles. Projektet kan allerede nu se, at der er skabt en meget værdifuld kontakt og opsamlet en lang række nyttige informationer, som har betydning for det videre arbejde.