Nyheder fra Statens HR

HR-projektet vil komme med jævnlige opdateringer, hvor vi kort beskriver særlige milepæle i projektets historie.

7. februar 2019

Moderniseringsstyrelsen justerer tidsplan for Statens HR for 2019

Statens HR er forsinket med 3 måneder. Planen var at tage systemet fuldt i brug hos 2. piloterne i maj 2019. Tidsplanen justres, fordi projektet er forsinket med færdiggørelse af konfigurations- og udviklingsarbejdet. Vi har fundet fejl i integrationen til SLS, som skal rettes, inden vi kan tage løsningen i anvendelse. Der er endvidere udestående leverancer fra leverandøren vedr. skabeloner, fraværsopsætning og effektmodul, ligesom alle fejl fundet ved test i kerneløsningen fortsat ikke er udbedret.

Planen er nu, at den samlede løsning stilles til rådighed for 1. piloterne i april 2019. Efter at 1. pilotinstitutionerne har testet løsningen, forventes den samlede løsning stillet til rådighed for 2. piloterne primo september 2019.

Den samlede tidsplan for 2019 justeres samtidig og har konsekvenser for opstarten af bølge 1 og bølge 2. Bølge 1 forventes forsinket med 3 måneder med forventet go live primo december 2019. 

Link til den justerede tidsplan

24. januar 2019

Moderniseringsstyrelsen har offentliggjort priser og leveringsvilkår for de fællesstatslige it-systemer i 2019. Det betyder, at priserne for de to nye fællesstatslige systemer, Statens HR og Statens Budgetsystem, er blevet fastlagt.

Priserne for system-, support- og konsulentydelser reguleres årligt på baggrund af de realiserede og budgetterede omkostninger og indtægter.

Ved prisberegningen for 2019 har Moderniseringsstyrelsen dels indarbejdet investering i ny og forbedret funktionalitet, øget brugervenlighed og styrket it-sikkerhed og dels foretaget en revurdering og omfordeling af fællesomkostningerne for systemydelserne, som fra 2019 også bæres af de to nye systemer Statens HR og Statens Budgetsystem. Samlet set betyder det en marginal gennemsnitlig prisstigning på 5,4 pct. for de statslige institutioner.  

Læs mere og hent prisfolderen for 2019 her.

21. januar 2019

Processen for tilslutning af selvejeinstitutioner til Statens HR er nu fastlagt

Da udviklingen af Statens HR er afsluttet i 1. kvartal 2019, og prismodellen nu er blevet offentliggjort, er tiden inde til at offentliggøre processen for tilslutning.

Statens HR vil være fuldt implementeret i de første institutioner i 1. halvår 2019. Derfor planlægger Moderniseringsstyrelsen fra 1. kvartal at mødes med selvejesektoren om muligheden for at tilslutte sig til Statens HR. Der er aftalt møde med professionshøjskolerne til marts. Tilsvarende møder vil blive aftalt for øvrige grupper af selvejeinstitutioner.

Udgangspunktet er, at selvejesektoren kan tilslutte sig, når alle obligatoriske og allerede tilsluttede institutioner er færdige med implementeringen forventeligt med udgangen af 2020. Hvis helt særlige forhold gør sig gældende, vil Moderniseringsstyrelsen vurdere, om tidligere tilslutning vil være mulig.

Den videre proces er, at selvejeinstitutionerne efter møderne i foråret 2019 får mulighed for at tilslutte sig til løsningen. Fristen for tilmelding til løsningen bliver i 4. kvartal 2019. Nærmere dato vil blive offentliggjort i løbet af foråret 2019.

Når Moderniseringsstyrelsen har et overblik over tilmeldingerne, vil styrelsen i løbet af 1. kvartal 2020 udforme og offentliggøre en bølgeimplementeringsplan, som omfatter de institutioner, der ønsker tilslutning.

Fra 1. kvartal 2021 forventes de første selvejeinstitutioner at være tilsluttet. Med en implementeringsperiode på 7 måneder før go live, er det forventeligt, at de første selvejeinstitutioner vil have opstart i 3. – 4. kvartal 2020.

1. november 2018

2. piloterne havde opstart den 18. september 2018 og er nu i fuld sving med at implementere Statens HR.

Pilot 1 institutionerne har haft fokus på at teste funktionaliteten i løsningen. 2. pilotinstitutionerne er nu i gang, og her er fokus at afprøve et generisk implementeringskoncept.

Implementeringskonceptet er bygget op over 9 måneder i alt, med 7 måneder før go live og 2 måneder fra go live til løsningen er overgået til drift. I de 9 måneder er der mange aktiviteter, som skal være med til at give institutionerne den bedst mulige samlede implementering af Statens HR.

De mange aktiviteter findes i en stor implementeringsplan, som institutionerne får udleveret i starten af implementeringsforløbet. Men for at gøre det let for institutionerne har Moderniseringsstyrelsen udviklet et koncept, hvor aktiviteterne fra implementeringsplanen er grupperet i 7 opgavepakker, som Moderniseringsstyrelsen leverer til pilot 2 institutionerne undervejs i implementeringsforløbet.

Hvad er logikken bag opgavepakkerne?

Implementeringen af Statens HR er overordnet opdelt i 4 implementeringsområder: Uddannelse og support, Organisatorisk forandring, Data og system og Kommunikation. Det vil typisk være forskellige lokale medarbejdere, som skal udføre arbejdet i de forskellige pakker, da der er behov for meget forskellige kompetencer afhængig af området. Hver opgavepakke består af en overordnet beskrivelse af opgaven med dertilhørende bilag. Den beskriver overordnet formålet med den enkelte pakke, orienterer om møder, mødedeltagere, nødvendige kompetencer og værktøjer.

I spidsen for hele forløbet står den overordnede projektleder fra ministerområdet. Det er anbefalingen, at der ved større underliggende institutioner også udpeges en delprojektleder for disse større institutioner. Projektlederen er ansvarlig for hele den lokale implementering af Statens HR.

Hvordan formidler vi opgavepakkerne til institutionerne?

For at skabe den bedste forståelse for opgavepakken afholdes der et fælles møde, hvor opgavepakken præsenteres, og hvor institutionerne har mulighed for at stille spørgsmål, inden de går i gang med at udføre opgaven. Som det sidste på møderne evalueres der, så materialet løbende kan forbedres. Som udgangspunkt får institutionerne udleveret materialet en uge før mødet, hvor pakken præsenteres.

Den første opgavepakke er sendt til 2. piloterne

Fredag den 28. september modtog 2. piloterne den første opgavepakke: ”Implementeringsopstart”. Pakken blev yderligere uddybet på et efterfølgende møde. Nogle deltog på Skype, andre mødte op.

Opgavepakken bestod af 1) etablering af institutionernes implementeringsorganisation, 2) indgåelse af samarbejdsaftale og 3) påvirkningsanalyse. 2. piloterne meldte tilbage, at de var positive over, at vi præsenterer opgavepakkerne på et møde fremfor kun at sende materialet. Det holder vi derfor fast i, når vi udsender de næste pakker.

I uge 44 afsluttes påvirkningsanalysen sammen med 2. piloterne.

Næste opgavepakke ”Gapfitanalyse” er også sendt til 2. piloterne. Pakken uddybes mandag den 5. november. I uge 48-49 afholdes der Gapfit workshop sammen med 2. piloterne.

Møde for it-repræsentanter i nyt format

Statens HR har tidligere orienteret om, at projektet i efteråret vil afholde et møde om implementeringen af Statens HR.

Da Moderniseringsstyrelsen imidlertid også er i gang med at implementere Statens Budgetsystem og arbejder med Single sign-on og Statens Business Intelligence samt et udbud af Statens Tidsløsning, vil mødet få et bredere indhold.

Mødet vil blive afholdt den 3. december 2018 om eftermiddagen i Moderniseringsstyrelsen.

Invitation vil blandt andet blive formidlet via koordinatoren i det enkelte departement.

De første erfaringer fra 1. piloterne

HR-medarbejdere ved Fællesadministrationen på Aalborg Universitet og i Koncern-HR i Moderniseringsstyrelsen har nu arbejdet med Statens HR en lille måneds tid.

Det generelle indtryk er, at 1. piloten går fint. Men det er en pilot, og der er naturligvis en del justeringer.

Når vi taler med brugerne, så kommer ordet ”intuitiv” op. Implementeringsprojektleder Flemming René Pedersen, Aalborg Universitet glæder sig over, at løsningen er god at arbejde i, også selv om HR-medarbejderne naturligvis ser frem til decideret undervisning. Det har de endnu ikke fået, da de er en del af 1. pilot, hvor dette skal udvikles bl.a. på baggrund af deres erfaringer.

HR-medarbejder Heidi Scheel-Eriksen fra Koncern-HR i Moderniseringsstyrelsen nævner også ordet intuitiv og fortsætter: ”Jeg skal selvfølgelig lige vænne mig til, at tingene ikke nødvendigvis foregår i samme rækkefølge som før, men det forestiller jeg mig, at jeg hurtigt vænner mig til.” Heidi fremhæver herefter, at løsningen giver mulighed for at navigere på forskellige måder. Man kan vælge at finde frem til det sted, hvor man skal arbejde via ikoner, eller man kan finde en liste frem med de funktioner, man skal bruge. Heidi kan se, at kollegaen foretrækker det ene, mens hun selv foretrækker det andet.

Chalotte Rissanen fra projektgruppen i Moderniseringsstyrelsen og kontaktperson for 1. piloterne er glad for at have nogle engagerede pilotinstitutioner, som holder fanen højt og arbejder hårdt på at få løsningen til at fungere i praksis.

Integration til CPR-registret kører upåklageligt

Statens HR har åbnet for den første integration; nemlig integrationen til CPR-registret. Når en ny medarbejder oprettes, foretages et tjek i CPR-registret, som returnerer en række data, som lagres direkte i Statens HR. Med denne integration får HR-medarbejderen sikret, at det er den rette medarbejder, som er under oprettelse, samtidig med at HR-medarbejderen får en lang række data returneret. 1. piloterne er begejstrede for denne funktionalitet.

Det er dog ikke alle medarbejdere, som har et CPR-nummer fra start. I disse tilfælde er HR-medarbejderen nødt til at oprette medarbejderen ved at indtaste data.

Møde med konsulenthuse

Moderniseringsstyrelsen havde inviteret eksterne konsulenthuse til at høre om Statens HR på et 1½ time langt møde den 17. september 2018. I mødet deltog 14 konsulenter fra 8 konsulenthuse.

Konsulenterne fik en gennemgang af rationalerne bag Statens HR, fik indblik i bølgetidsplanen og implementeringsovervejelserne og fik lejlighed til at spørge ind til løsningen. Der var en god dialog med relevante spørgsmål.

Opstartsmøde med 2. pilotinstitutionerne

Den 18. september 2018 var der opstartsmøde for 2. pilotinstitutionerne, som er et institut ved Aalborg Universitet, Det Kongelige Teater under Kulturministeriet, Fødevarestyrelsen under Miljø – og Fødevareministeriet, Erhvervsministeriets departement og hele Beskæftigelsesministeriet.

Mødet var startskuddet på den ca. 7 måneder lange implementeringsperiode frem mod go live, som ligger ultimo april 2019.

Mindre justering i tidsplan berører kun institutioner i 2. pilot og i 1. bølge

Statens HR er gået i luften med løsningen i Release A, som omfatter personaleadministration, men uden andre integrationer end integration til CPR-registret. Lige nu kører der paralleldrift i Moderniseringsstyrelsen og i Fællesadministrationen på Aalborg Universitet. Det betyder, at der både foregår personaleadministration på traditionel vis og i Statens HR. Release B supplerer med integrationer til fx Campus, Navision, SLS mfl. og har go live 3. december 2018.

Der er lavet et nyt modul, som hedder HR Helpdesk. HR Helpdesk indeholder en understøttelse af workflows. Helpdesk får go live i Release C til februar 2019. 2. piloterne vil komme til at teste HR Helpdesk. Go live for 2. piloterne er derfor flyttet fra 1. februar til efter påske 2019.

Justeringen i forhold til 2. pilot fører til, at også bølge 1 skubbes en smule. Bølge 1 får formentlig go live i september 2019. Da erfaringen er, at det bliver lettere at udrulle, efterhånden som projektet har gjort det flere gange, forventer vi, at den øvrige tidsplan holder.


04. september 2018

Nyt digitalt HR-system på vej til 60.000 statsansatte – de første pilotinstitutioner tager systemet i brug i denne uge.  

Og det er kun begyndelsen på en stor udrulning af et helt nyt moderne HR-værktøj, der giver et betydeligt løft til den måde, staten i dag håndterer sine HR-opgaver på.

I første omgang bliver ca. 120 statslige institutioner og 8 institutioner fra selvejesektoren koblet på det nye system, hvilket svarer til 60.000 brugere. På lidt længere sigt bliver løsningen tilbudt til hele staten, og det er målet, at løsningen i 2021 har mindst 80.000 brugere.

Når de første brugere i HR-afdelingerne i denne uge logger på Statens HR, som systemet hedder, vil de blive mødt med et langt mere brugervenligt og modtagerorienteret sprog.

Der er i det hele taget forbedringer over hele linjen i det nye system, som i langt højere grad udnytter de digitale muligheder. Fx vil alle medarbejdere og ledere fremover hurtigt og effektivt kunne få overblik over deres egen organisation og kunne klikke sig igennem organisationshierarkiet. Samtidig bliver adgangen til statistikker og oversigter nemmere og de data, de bygger på, bliver også forbedret.

- Jeg vil ikke tøve med at kalde det et kvantespring frem i den måde, vi løser vores HR-opgaver på i staten. Med det nye system får vi løftet kvaliteten i opgaveløsningen samtidig med, at vi gør det hele mere enkelt. På den måde får vi frigjort ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne, siger vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen, Maria Damborg Hald.

En anden konkret forbedring i det nye system er, at antallet af gange, hvor de samme data skal tastes ind i systemet, bliver reduceret. Det betyder, at manuelle fejl bliver minimeret, og kvaliteten bliver løftet.

Det er primært ledere og medarbejdere i HR, der får glæde af det nye system, men også medarbejdere, som står for udlevering og indsamling af effekter, fx telefoner, id-kort mv. får nye forbedrede værktøjer til rådighed med Statens HR.

Øvrige medarbejdere i staten bliver kun i mindre grad påvirket af forandringen. Men som noget nyt vil de fx fremover have mulighed for at kunne se og opdatere egne data i løsningen.

Strategisk referencegruppe og 2. piloterne holdt møde lige inden sommerferien

Lige inden sommerferien deltog departementernes HR-chefer og koordinatorer sammen med repræsentanter for de kommende 2. piloter i møde med Moderniseringsstyrelsen. På mødet blev der gjort status, og på det efterfølgende møde med 2. piloterne blev der så småt taget fat på det implementeringsforløb, som 2. pilotinstitutionerne for alvor skal i gang med fra september 2018.

Næste møde for HR-chefer i departementerne og koordinatorer fra departementerne foregår den 31. oktober 2018, mens 2. piloterne mødes igen den 18. september 2018 til et egentligt opstartsmøde.

Billedet viser HR-konsulent Freja Maj Christensen og HR-partner Lotte Frost Ulstrup, Aalborg Universitet, der er i gang med at arbejde i Statens HR. Aalborg Universitet er sammen med Finansministeriets Koncern-HR 1. pilot på løsningen.

Direktør Poul Taankvist holder tale i forbindelse med Go-live for Statens HR. I receptionen deltog medarbejdere fra 1. piloterne, projektmedarbejderne og styregruppen.

Brugere fra Finansministeriets Koncern-HR var glade for, at de nu er i gang med at arbejde i Statens HR. På billedet ses personalekonsulenterne Mette Tønder Petersen, Heidi Scheel-Eriksen og Helle Andst Schæbel.

På billedet ses universitetsdirektør Antonino Castrone og HR–chef Henrik H. Søndergaard, som følger direktør Poul Taankvists tale fra København via Skype. Begivenheden blev fejret samtidig i København og Aalborg med kage og et glas bobler.

Brian Dahlstrøm fra projektet arbejder i Statens HR.


25. april 2018

Vi går i luften med Statens HR version 1 i 1. pilotinstitutionerne

Det betyder, at løsningen fortsat er under udvikling og forventes at foreligge i en version 2, når 2. pilotinstitutionerne kommer på i foråret 2019. Det er især på workflowunderstøttelsen, at vi forventer en videreudvikling. Det er meget værdifuldt at gå i luften med version 1, da det giver projektet og piloterne den første indsigt i, hvordan det er at arbejde i systemet. Det er uvurderlig hjælp i forhold til at tilpasse implementering, undervisning mv. til de næste implementeringsbølger. Version 1 indeholder allerede megen funktionalitet, som først og fremmest bliver en gevinst for HR-afdelingerne og lederne. Det gælder fx i forhold til organisationsoverblik og rapportering. Du kan nedenfor se mere om integrationen til SLS og om de gevinster, der kan opnås allerede med version 1.

Designprincipper

Når vi validerer, er det afgørende at huske på de designprincipper, som hele løsningen er bygget op over. Designprincipperne skal ses som principper, der hjælper med og sikrer grundlaget for at realisere de fire overordnede gevinstområder, som er: Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag, Yderligere optimering af arbejdsgange og processer, Bedre regelefterlevelse og Flere stordriftsfordele.

Designprincipperne er bygget op over følgende seks temaer, som løsningen vurderes op imod:

  • Proces, som bl.a. omfatter fælles bedste praksis og enklere administrative processer
  • Workflow, som bl.a. omfatter selvbetjening, dirigering af opgaver, logning af opgaver og godkendelser
  • System, som bl.a. handler om sammenhæng og genbrug af data i forhold til andre løsninger samt et intuitivt og simpelt interface
  • Organisation, som bl.a. omfatter understøttelse af den nuværende administrative organisering i staten og tilpasning af roller og rettigheder i forhold til den enkelte institution
  • Data, som bl.a. omfatter indtastning af data et sted så tidligt som muligt i processen, at der er adgang til egne data, og at der kan udformes rapporter baseret på real-time data
  • Sikkerhed, som bl.a. omfatter understøttelse af persondataforordningen og andre lovkrav, herunder logning af alle ændringer

Når projektet vurderer løsningen, sker det ud fra de nævnte principper. Der er rigtig gode takter i version 1, men også mulighed for at designet skærpes i version 2 på udvalgte områder.

Integration mellem SLS og Statens HR

Designet af den nuværende SLS-integration er færdigt. Ansættelsesprocessen starter med, at en HR-medarbejder opretter en ”skal” på en ny medarbejder med en række HR-stamdata i Statens HR. Derefter supplerer en lønmedarbejder med flere løn-relevante oplysninger, så den nye medarbejder bliver fuldt oprettet i både Statens HR og i SLS.

Integrationen mellem Statens HR og SLS betyder, at lønrelaterede processer i vidt omfang håndteres som i dag. Samtidig sikres der integration mellem SLS og Statens HR, så relevante HR-informationer er tilgængelige for HR-afdelingerne, ligesom fx ansættelsesbrevet vil kunne dannes fra og opbevares i Statens HR. Dette sker ved, at aktuelle lønoplysninger hentes direkte fra SLS. Opbevaringsmuligheden i Statens HR erstatter ikke journalisering af ansættelsesbrevet.

Vi arbejder på, at der fra version 2, dvs. fra implementeringen af 2. piloterne, tilføjes en workflowunderstøttelse, som skal styrke arbejdsgange og kommunikation mellem de forskellige roller i løsningen og på tværs af systemerne. Denne workflowunderstøttelse giver også mulighed for kommunikation internt i Statens HR, fx mellem leder og HR-afdeling.

Hvilke gevinster indfris med Statens HR version 1?

Når vi går i luften med 1. piloten til august, vil der være en stor del af de ønskede gevinster, som kan realiseres. Det er først og fremmest gevinstområderne ”Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag”, ”Bedre regelefterlevelse” og ”Flere stordriftsfordele”.

Som HR-medarbejdere vil I bl.a. få:

  • Overblik over jeres organisationshierarki, fx når I skal vide, hvem der er leder for hvem i forbindelse med udsendelse af medarbejdertilfredshedsmålinger, udarbejde analyser eller arbejde med organisationsændringer
  • Overblik over stillingsstruktur og årsværk
  • Et langt bedre overblik over medarbejdere, fx ved udflytninger og ressortændringer
  • Konsoliderede HR-data, som I kan anvende til HR-rapportering
  • Opdaterede skabeloner og sikkerhed for, at lovgivning, bl.a. den nye persondataforordning, overholdes

Som chefer vil I bl.a. få:

  • Notifikationer på mobilen om fx barsel og opsigelse
  • Overblik over eget kontor eller team, inkl. overblik over, hvornår en tidsbegrænset stilling udløber, en medarbejder kommer tilbage fra barsel osv.
  • Mulighed for at udforme og trække egne rapporter

Som medarbejdere vil I bl.a. få:

  • Overblik over egne data
  • Selvbetjening

Endvidere vil der med effekthåndteringsmodulet kunne indfris gevinster, fordi institutionerne fremover får en struktureret tilgang til effekter, herunder et bedre overblik over udlevering ved ansættelse og tilbagelevering ved fratrædelse.


3. november 2017

HR-medarbejdere har haft fingrene i den nye løsning 

I DGI-byen fik deltagerne mulighed for at prøve enkelte funktioner i den kommende løsning.

”Jeg glæder mig!” noterede en HR-medarbejder i en evaluering af mandagens introduktion til Statens HR, hvor 84 HR-medarbejdere mødte op i DGI-byen. Deltagerne repræsenterede alle departementerne og stort set alle statens institutioner.

”Det er karakteristisk for HR-projektet, at vi allerede tidligt i projektforløbet melder ud, hvad vi ved,” siger Kjeld Speiermann-Vognsen, kontorchef for kontoret for Løn- og HR-systemer og fortsætter: ”Statens HR er en spændende, men også stor forandring, og derfor prioriterer vi en meget åben kommunikation om projektets fremgang, så de kommende brugere kan følge med i udviklingen.”

Projektets kommunikationsstrategi betyder, at også delresultater meldes ud løbende: ”Vi kan ikke vise HR-medarbejderne en færdig løsning endnu, da beslutninger om design og opsætning kun lige er begyndt.” siger senior løsningskonsulent Christina Jørgensen fra Oracle.

Men deltagerne fik alligevel mulighed for at prøve enkelte funktioner i den kommende løsning, så de kunne få føling med, hvordan det bliver at arbejde digitalt med personaleadministration. Fordi det kun er en lille del af løsningen, som kan vises på nuværende tidspunk, efterlod det naturligvis deltagerne med en stor portion nysgerrighed på resten.

Udover den lille systemdemonstration fik deltagerne information om Statens HRs betydning, fordele og praktiske konsekvenser. De fik indsigt i, hvordan projektet prioriterer brugerinvolvering for at sikre en løsning, som brugerne bliver glade for. Og de fik en gennemgang af de sproglige retningslinjer, som løsningens brevskabeloner bygger på. Blandt oplægsholderne var også deltagere fra projektets arbejdsgrupper; Nina Wallin fra Energi-, Forsynings- og Klimaministeriet og Charlotte Horster fra Kulturministeriet.

Det er hensigten, at repræsentanterne skal hjem og fortælle deres HR-kolleger om deres oplevelse og dele deres viden. Vi havde jo gerne inviteret samtlige HR-medarbejdere til mødet, men af praktiske årsager må vi have hjælp fra deltagerne i mødet til at sprede budskabet som ringe i vandet.


28. juni 2017

Statens HR stiller skarpt på sprog

”I sit virke inden for den offentlige forvaltning har Medarbejderen tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolige, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Tavshedspligten indebærer endvidere forbud mod at videregive fortrolige tjenstlige oplysninger til uvedkommende. Tavshedspligten gælder også efter ophøret af Medarbejderens ansættelse.”

Hvad tænker du om afsenderen af denne besked? Måske lidt stiv i betrækket? Og hvad er egentligt budskabet? Eksemplet kommer fra et statslig ansættelsesbrev og er et af de første indtryk, en ny medarbejder får af staten som arbejdsplads. Og eksemplet står ikke alene.

Som en naturlig del af arbejdet med at standardisere skabeloner, er det ikke kun indhold og strukturer, men også tonen i sproget, som er i fokus. Projektet og arbejdsgruppen er stødt på en bred vifte af kommunikationsformer i de forskellige personaleadministrative skabeloner, som spænder fra den meget joviale J til den distancerede, kancelliprægede tone.

HR-projektet har derfor udarbejdet et sprogkodeks som værktøj til at ensrette tonen i sproget på tværs af HR-processerne i staten. Et sprogkodeks kan bedst sammenlignes med en designmanual – men for sprog. Det er retningsgivende principper, som kommunikation skal lægge sig op ad. På den måde sikrer vi en god sammenhæng og ensartethed.

Principperne, som er vedtaget af styregruppen, kan forkortes NUGA-principperne, så de er nemmere at huske. Sammenfattende handler de om, at sproget skal være:

Nærværende – afsenderen skal føles som et menneske og ikke et system.
Ukompliceret – kommunikationen skal være klar med korte sætninger og information, som er tilpasset modtageren.
Gennemskueligt – strukturer skal være ensartede på tværs, så det er nemt at finde de samme informationer på tværs af forskellige skabeloner.
Anno 2017 – tiltaleformen skal være direkte, uformel og formuleret i et aktivt sprog.

Hvordan får vi det ind i vores praksis?

Sprogkodeksets baggrund, formål og NUGA-principper bliver præsenteret for alle projektets samarbejdspartnere. Når vi når til implementeringen, bliver sprogkodeks også præsenteret for hver enkelt institution. Og arbejdsgruppen har allerede været inddraget og leveret input til formuleringen af Sprogkodeks.

”Det har længe været klart, at vi også måtte kigge på en sproglig ensretning i arbejdet med bl.a. standardskabeloner.” siger Bitten Nielsen, som har været tæt involveret i arbejdsgruppen gennem de sidste to år og fortsætter: ”De sproglige principper er blevet taget godt imod i arbejdsgruppen, og jeg er sikker på, at det giver os den nødvendige rettesnor, som vi har brug for nu, hvor vi skal finde en passende linje på tværs af staten.”


Projektgruppen har været på workshop om sprogkodeks. I næste uge er det bl.a. nogle af de fagfolk i Moderniseringsstyrelsen, som skal sikre, at juraen i skabelonerne er på plads, som deltager i en workshop om sprogkodeks. På sigt bliver den sproglige tone forhåbentligt gennemgående i al kommunikation, der vedrører digitalisering af HR-processerne, så brugerne oplever en tidssvarende og klar kommunikation, som er nem at forstå.


19. juni 2017

Sløret blev løftet for Statens HR

Tirsdag d. 13. juni 2017 mødte HR-chefer og repræsentanter fra statens 139 institutioner op i Cinemateket i København for at se den første præsentation af den løsning, som skal digitalisere HR-processerne for personaleadministration.

”Vi lykkes med digitaliseringen af HR-processerne, hvis det bliver lettere for Jer at supportere linjechefer og topledelse”, fastslog vicedirektør Maria Damgaard Hald indledningsvis.

Hovedbudskaberne om at forenkle og kvalitetsløfte arbejdsgange ved at reducere gentastninger, kontroller og journalisering, og at sikre bedre kvalitet og overblik gennem tilgængelige realtime data og skabe mere tid til kerneopgaver, blev uddybet og forklaret. Og der var rig mulighed for, at deltagerne kunne få afklaring på de spørgsmål, som lå dem på sinde.

Efter at have hørt fra vicedirektøren og kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen, blev scenen overladt til administrerende direktør fra Miracle Jan Skelbæk og Senior Løsningskonsulent Christina Jørgensen, Oracle. Sløret blev løftet og den løsning, som skal bruges fremover, blev for første gang demonstreret for deltagerne i lokalet. Da projektet kun dagen inden var startet på afklaringsfasen, blev det en gennemgang, hvor deltagerne måtte se gennem fingre med, at sprog, stillingsbetegnelser, godkendelseshierarkier m.m. endnu ikke er tilpasset til staten. Men det gav alligevel deltagerne en god fornemmelse af, hvordan digitalisering af HR-processerne kommer til at gavne dem i fremtiden.


4. april 2017

Departements-tour

Kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen og Bitten Nielsen fra projektet er ved at have gennemført en besøgsrunde i alle departementer. Her har Statens HR været drøftet med HR-chefen, økonomistyringschefen og ministerområdets koordinator. Møderækken har haft til formål at få skabt en god dialog om de særlige forhold, projekterne skal tage højde for, når de to moduler til sin tid skal udrulles. Projektet kan allerede nu se, at der er skabt en meget værdifuld kontakt og opsamlet en lang række nyttige informationer, som har betydning for det videre arbejde.