It-projekter

Budgetvejledningen, punkt 2.2.18

2.2.18 It

Der gælder særlige regler for afholdelse af udgifter i staten til it-projekter, it-anskaffelser og drift og vedligehold af it-systemer, jf. nedenfor.

2.2.18.1 It-projekter

It-projekter er investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger. En reinvestering i en it-løsning udgør et it-projekt, såfremt reinvesteringen er forbundet med et væsentligt omfang af nyudvikling.

It-projekter kan gennemføres på en driftsbevilling eller en bevilling af typen statsvirksomhed. Der henvises til punkt 2.11.5.5 It-projekter vedrørende gennemførelse af it-projekter i statsfinansierede selvejende institutioner.

Ved gennemførelse af it-projekter følges statens it-projektmodel, som omfatter hele projektforløbet fra idé til realisering af de forventede gevinster. Der henvises til Vejledning til statens it-projektmodel, som er optaget i ØAV.

Ved opgørelsen af et projekts samlede udgifter skal medregnes udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder udgifter til leverandører og rådgivere samt internt medgåede lønudgifter. Der medregnes alle udgifter frem til projektorganisationen nedlægges. Hvis et selvstændigt aktiv idriftsættes inden nedlæggelse af projektorganisationen, medregnes de efterfølgende driftsomkostninger dog ikke i de samlede projektudgifter. Renteudgifter indgår heller ikke i opgørelsen af projektets samlede udgifter.

2.2.18.1.1 Forelæggelse for Statens It-råd

For it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 10 mio. kr. eller derover, skal en række obligatoriske dokumenter indsendes til Statens It-råd med henblik på risikovurdering. Statens It-råds behandling af it-projekter er beskrevet i Cirkulære om Statens It-råd og i It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

It-projekter, hvis udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 10 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 10 mio. kr. eller derover, skal ligeledes ind-sendes til Statens It-råd.

2.2.18.1.2 Forelæggelse for Finansudvalget

It-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 60 mio. kr. eller der-over, skal i tillæg til behandlingen i henhold til punkt 2.2.18.1 forelægges Finans-udvalget, inden et udbud offentliggøres. Der kan afholdes udgifter til idéfase, analysefase, kravspecifikation og forberedelse af udbud mv. forud for forelæggelse for Finansudvalget. Der henvises til Retningslinjer for udformning af it-aktstykker.

Såfremt projektudgifterne til flere indbyrdes afhængige it-projekter, herunder i et program, samlet overstiger 60 mio. kr. skal disse forelægges Finansudvalget. Tilsvarende gælder, såfremt et it-projekts ibrugtagning i øvrigt er afhængig af en samtidig eller senere gennemførsel af et eller flere andre it-projekter. Forelæggelsen sker så vidt muligt sammen med øvrige it-projekter, der gennemføres samtidig.

Hvis et igangværende it-projekts udgifter forventes at overstige 60 mio. kr., skal projektet forelægges Finansudvalget.

Som led i forelæggelsen for Finansudvalget fastlægges en tidsplan for efterfølgende orienterende aktstykker. Finansudvalget skal som minimum orienteres på følgende tidspunkter:

  • Orientering om resultatet af det gennemførte udbud mv. samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering i forbindelse med nedlukning af projektorganisationen om den afsluttede implementering samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering om projektets drift og gevinstrealisering ca. ét år efter nedlukning af projektorganisationen.

Væsentlige ændringer undervejs i projektet forelægges Finansudvalget. Ændringer i de samlede udgifter med 10 pct. eller derover er altid væsentlige ændringer. Forsinkelser af projektets idriftsættelse, som har væsentlig betydning for opfyldelsen af projektets formål, eller for overholdelse af lovbestemte frister er altid væsentlige ændringer.

Forelæggelse af væsentlige ændringer skal ske senest 3 måneder efter, at myndig-heden blev bekendt med, at der er forekommet en væsentlig ændring.

Ved alle væsentlige ændringer i it-projekter, der tidligere har været forelagt Finansudvalget, udarbejder Statens It-råd en vurdering af projektets status og fremdrift, som vedlægges i forbindelse med forelæggelse af et opfølgende aktstykke for Finansudvalget.

2.2.18.2 It-anskaffelser

Hvis de samlede udgifter til anskaffelse af en standard it-løsning beløber sig til 60 mio.kr. eller derover, skal anskaffelsen indsendes til risikovurdering hos Statens It-råd. Der henvises til It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

2.2.18.3 It-systemer

Myndigheder, der afholder udgifter til it-drift og it-vedligehold skal efterleve modellen for porteføljestyring af statslige it-systemer, udarbejde en it-handlingsplan samt medvirke i Statens It-råds review af it-handlingsplanen, såfremt et eller begge af følgende kriterier er gældende for myndigheden:

  1. myndighedens årlige it-omkostninger er 30 mio. kr. eller derover.
  2. myndigheden har et eller flere samfundskritiske it-systemer i sin it-systemportefølje.

Digitaliseringsstyrelsen kan efter en konkret vurdering afgøre, om en myndighed skal omfattes af kravene, uanset om ovenstående kriterier er opfyldt.

For opgørelse af årlige it-omkostninger samt definition af samfundskritiske it-systemer henvises til Vejledning til model for porteføljestyring af statslige it-systemer, som er optaget i ØAV.

It-systemporteføljen omfatter alle de it-systemer, som myndigheden er it-systemejer for, og som er taget helt eller delvist i brug. Dette gælder også it-systemer, hvor myndigheden har it-systemejerskabet, men hvor it-systemet forvaltes af en ekstern part.

Ved udarbejdelsen af it-systemporteføljeoverblikket og it-handlingsplanen skal myndigheden udfylde det obligatoriske datagrundlag til kortlægning samt skabelonen til it-handlingsplanen.

Ministeriet skal på Statens It-råds anmodning indsende Notat om styring af it på tværs af ministerområdet sammen med ministerområdets samlede it-handlingsplaner og obligatoriske datagrundlag til Statens It-råd med henblik på review. Der henvises til Cirkulære om Statens It-råd og It-systemportefølje: Vejledning til review og rådgivning ved Statens It-råd.