Forelæggelse for finansudvalget

Budgetvejledningen, punkt 2.2.18.3

It-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder internt ressourceforbrug, udgør 60 mio. kr. eller derover, skal i tillæg til behandlingen i henhold til punkt 2.2.18.2 forelægges Finansudvalget, inden et udbud offentliggøres. Der kan afholdes udgifter til idéfase, analysefase, kravspecifikation og forberedelse af udbud forud for forelæggelse for Finansudvalget.

Indgår et it-projekt i et program, og udgør programmets samlede udgifter til it-projekter mindst 60 mio. kr., forelægges it-projektet for Finansudvalget, så vidt mulig sammen med øvrige it-projekter, der gennemføres samtidig. Tilsvarende gælder, såfremt et it-projekts ibrugtagning i øvrigt er afhængig af en samtidig eller senere gennemførsel af et eller flere andre it-projekter.

Indgår et it-projekt i et program, forelægges it-projektet for Finansudvalget såfremt projektets udgifter udgør 60 mio. kr. eller derover eller såfremt projektudgifterne til flere indbyrdes afhængige it-projekter samlet overstiger 60 mio. kr. Tilsvarende gælder, såfremt et it-projekts ibrugtagning i øvrigt er afhængig af en samtidig eller senere gennemførsel af et eller flere andre it-projekter. Forelæggelsen sker så vidt muligt sammen med øvrige it-projekter, der gennemføres samtidig.

Alle aktstykker til Finansudvalget om igangsættelse af eller væsentlige ændringer i it-projekter skal redegøre for bl.a. projektets samlede udgifter fordelt på hidtidigt forbrug, forventede fremtidige omkostninger samt projektets risikoprofil. Der henvises til Retningslinjer for udformningen af it-aktstykker.

Som led i forelæggelsen for Finansudvalget fastlægges en tidsplan for efterfølgende orienterende aktstykker.

Finansudvalget skal som minimum orienteres på følgende tidspunkter:

  • Orientering om resultatet af det gennemførte udbud mv. samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering i forbindelse med overgang til drift om den afsluttede implementering samt projektstatus i øvrigt.
  • Orientering om projektets drift og effekter ca. ét år efter overgang til drift.

Herudover kan tidsplanen evt. udvides med et orienterende aktstykke under gennemførelsesfasen ved større eller meget komplicerede projekter.

Såfremt der påregnes forsinkelser i forhold til ovennævnte tidsplan på 3 måneder eller mere, orienteres Finansudvalget herom. Forelæggelse skal ske snarest og senest 3 måneder efter, at institutionen blev bekendt med den forventede forsinkelse.

Ved væsentlige ændringer i udgifter, gevinster eller risikoprofil som følge af det gennemførte udbud forelægges projektet til Finansudvalgets tilslutning. Anmodningen om Finansudvalgets tilslutning erstatter i så fald forelæggelse til orientering. Forelæggelse skal ske snarest og senest 3 måneder efter betinget godkendelse af tilbud.

Væsentlige ændringer undervejs i gennemførelsesfasen forelægges Finansudvalget. Ændringer i de samlede udgifter med 10 pct. eller derover og med mindst 6 mio. kr. er altid væsentlige ændringer. Forelæggelse skal ske snarest og senest 3 måneder efter, at institutionen blev bekendt med, at der vil ske en væsentlig ændring.

Hvis et igangværende it-projekt overskrider grænsen på 60 mio.kr. skal projektet forelægges Finansudvalget.