Afklaring af informationsniveau

Læs nærmere om afklaring af informationsniveau.

Før der overhovedet tales om kontonumre, må det afklares, hvilke informationsbehov, som kontoplanen skal opfylde. Som udgangspunkt bør de økonomiansvarlige på forskellige niveauer i institutionen udforme de økonomirapporter og analyser, som de ønsker som beslutningsgrundlag.

Herudfra kan man udlede, hvilken artsinddeling og hvilke dimensioner, der er nødvendige for at tilvejebringe den ønskede information.

Den største vanskelighed for en sådan fremgangsmåde er, at institutionerne somme tider ikke har en fælles og afklaret økonomimodel, der gør det muligt at definere, systematisere og prioritere de informationsbehov, som skal imødekommes gennem den interne kontoplan.

I sådanne tilfælde vil en indsamling af informationsønsker kunne resultere i en større mængde forskelligartede krav til kontoplanen, der på godt og ondt vil afspejle institutionens faktiske styringsmodel.

Opbygningen af en intern kontoplan er en velegnet anledning til at drøfte og afklare institutionens styringsmodel - herunder tilvejebringe en fælles og operationel målformulering, aktivitetskortlægning etc.

Nedenfor angives en fremgangsmåde, som er baseret på dels en indsamling af de forskellige ledelsesniveauers informationsbehov, dels en inddragelse af institutionsledelsen i en stringent opstilling og prioritering af kontoplanens elementer.

Fremgangsmåde

1. Opstilling af overordnede krav til økonomiinformationen
Som udgangspunkt gennemgås relevante lovtekster, bevillingsskrivelser, resultatkontrakter, interne strategiplaner og målpapirer, aktivitets- og produktkataloger samt eksisterende økonomirapporter.

I samme forbindelse gennemgås også den eksisterende kontoplan, og eventuelle erfaringer med denne indsamles.

Herudfra opstilles en liste af krav til artsinddeling og dimensioner, som kontoplanen skal understøtte.

Listen drøftes i institutionens ledelse.

2. Indsamling af ønsker til økonomiinformation
Der sammensættes nogle grupper med hver 3-5 ledere fra forskellige niveauer, der har beslægtede økonomistyringsopgaver.

Hver leder indsamler de økonomirapporter, som bruges, hvad enten der er tale om udskrifter fra et økonomisystem eller skufferegnskaber.

Der afholdes et interviewmøde med hver gruppe (à ca. 3 timer varighed).

I den første time fortæller hver leder om sin brug af de indsamlede økonomirapporter:

  • Hvilke beslutninger understøtter de? 
  • Hvad er det bedste ved rapporterne? 
  • Hvad er de dårligste ved rapporterne? 
  • Hvis der kun skulle ændres én ting ved rapporterne, hvad skulle det så være?

De næste 2 timer bruges på en mere systematisk diskussion af, hvad forskellige dimensioner vil kunne bruges til. Diskussionen tager afsæt i de overordnede krav til regnskabsregistreringen, som er fremkommet under punkt 1.

3. Samordning og prioritering af ønsker til kontoplanen
På basis af interviewmøderne foretages en udbygning af den oprindelige liste med overordnede krav til kontoplanen.

Det vil her være nødvendigt at foretage en stringent systematisering og prioritering af kravene, som må være forankret i en ledelsesbeslutning.