Opstilling af dimensioner

Læs nærmere om opstilling af dimensioner.

Parallelt med artsinddelingen har institutionen mulighed for at oprette en række uafhængige dimensioner til karakteristik af de enkelte transaktioner.

Hvor den frie specifikation var en hierarkisk nedbrydning af de enkelte arter, er der her tale om sideordnede dimensioner, som vil kunne kombineres på kryds og tværs.

Dimensionerne afspejler typisk forskellige styringsrelevante spørgsmål, som kan stilles til institutionen:

  • Hvorfor eksisterer institutionen og hvorfor er de finansielle forhold, som de er? (Finanslovsreference og Formål)
  • Hvad leverer institutionen? (Produkt)
  • Hvordan er institutionens processer og fordeler omkostningerne sig på disse? (Proces/aktivitet)
  • Hvem leverer, hvem disponerer og hvem aftager institutionens produkter? (Ansvarscentre)
  • Hvilke konkrete kombinationer af produkter/processer leverer institutionen? (Leverance)
  • Hvorledes er institutionens kapacitet, samt udnyttes og udvikles den? (Ressourcer og Personale)

Disse dimensioner kan ligeledes ses som udtryk for forskellige led i institutionens leverancekæde:

Institutionen anvender bestemte ressourcer med henblik på at fremstille bestemte produkter, der skal opfylde en række fastsatte mål.

Dimensionerne repræsenterer forskellige "snit" i institutionens økonomi: Nogen opdeler posterne efter formål, andre efter produkter, atter andre efter processer etc.

Formål

Institutionens formål og eksistensberettigelse vil typisk i første række fremgå af det bevillingsformål, der er angivet i finansloven (på underkonto-niveau). For hver bevillingsformål (underkonto) skal institutionen oprette et delregnskab, hvis bevillingsformålet er omkostningsbaseret. Er formålet ikke omkostningsbaseret skal dette udskilles i et selvstændigt regnskab. I den interne kontoplan skal den første dimension derfor reserveres til at angive nummeret på det pågældende delregnskab, som giver den entydige refe-rence til finanslovens bevillingsformål. 

Finanslovsreferencen vil ofte kun angive et meget overordnet formål. Institutionen vil typisk have brug for at nedbryde dette i en række mere præcise mål.

Disse mål vil kunne udledes af fx: 

  • Relevant lovgivning, bekendtgørelser og cirkulærer
  • Overordnede myndigheders retningslinier
  • Brugergruppers krav

De heraf udledte mål kan have forskellig karakter.

Målene kan fx udtrykke:

  • Tilstande eller effekter, som ønskes opnået (f.eks. nedbringelse af antal ulykker)
  • Funktioner, som skal varetages (f.eks. undervisning)
  • Faglige emneområder og temaer (f.eks. førstehjælp)

Opdelingen af ressourceforbruget efter formål skal afspejle de prioriteringsbeslutninger, som ledelsens skal træffe.

Målene skal gøre det muligt at sammenholde og sammenligne ressourceforbruget til forskellige mål. Det er derfor afgørende, at målene er klassificeret i sammenlignelige og entydige termer.

Produkt

Produkterne er institutionens konkrete bidrag til at opfylde målene. 

Opdeling af forbrug efter produkter giver institutionen mulighed for at beregne enhedsomkostninger og kapacitetsforbrug for de enkelte produkter. 

Som udgangspunkt er det væsentligt at skelne mellem eksternt og internt rettede produkter. De eksterne produkter har en selvstændig værdi for en ekstern bruger, hvad enten brugeren er Folketinget, en organisation eller en borger. De internt rettede produkter er derimod beregnet til at understøtte fremstillingen af de eksterne produkter. 

Produkter kan derudover have forskelligartede karakter.

Der kan fx være tale om: 

  • Tællelige og sammenlignelige enkeltprodukter, fx behandlede sager, studieårsværk, tilsynsbesøg etc.
  • Unikke produkter, fx et gennemført udviklingsprojekt.
  • Et beredskab, som giver en sikkerhed for at der kan ydes en bestemt indsats, når bestemte betingelser er opfyldt, fx det militære eller civile beredskab i tilfælde af krig.

Betingelserne for at kvantificere produkterne og sammenholde dem med ressourceforbruget er væsentlig forskellig afhængig af, hvilken type produkt der er tale om.

Institutionen bør derfor udvikle en klassifikation af produkterne, der tager højde for dette.

Proces/Aktivitet

Med processer menes den sammenhængende kæde af aktiviteter, der udføres med henblik på at fremstille et produkt og skabe værdi for en bruger. Med aktivitet menes et afgrænset led i en sådan proces. 

Ligesom produkter kan de modsvarende processer og aktiviteter være eksternt eller internt rettede. En proces, der direkte fremstiller et produkt med en selvstændig værdi for en ekstern bruger, kan betegnes som en leveranceproces. En proces, der understøtter leveranceprocesser, kan karakteriseres som en intern støtteproces. 

Proces- og aktivitetsdimensionen afspejler spørgsmålet om, hvorledes produkterne tilvejebringes. Opdelingen af processer og aktiviteter bør derfor understøtte ledelsens beslutninger om arbejdets tilrettelæggelse. 

Hvis institutionen har en veldefineret produktdimension, er der kun behov for proces- og aktivitetsdimensionen, for så vidt at der er alternative måder at fremstille produkterne på, og at disse alternativer er genstand for ledelsesmæssige beslutninger. 

Proces- og aktivitetsdimensionen kan desuden have et internt pædagogisk formål. Processerne og aktiviteterne sammenknytter formål og produkter med det udførte. Dimensionen kan dermed konkret anskueliggøre sammenhængene mellem de enkelte medarbejderes handlinger og opfyldelsen af institutionens mål. 

Sted og ansvarlige

Steds- og ansvarsdimensionen gør det muligt at lokalisere ansvaret for et given disposition. Det er af stor betydning, hvem der har dispositionsretten i forbindelse med anskaffelser, forbrug og salg. 

Dimensionen vil typisk afspejle institutionens organisationsstruktur. 

Af hensyn til registreringen af medarbejdernes tidsforbrug og de hertil knyttede lønomkostninger kan det være gavnligt at fiksere stedsdimensionen som en stamoplysning i regnskabet. Dette kan belyses ved et eksempel: 

I en institution foregår et samarbejde mellem to kontorer A og B. I en periode har kontor A bistået kontor B med løsningen af en opgave. Hvert kontor afholder lønudgiften for sine egne medarbejdere uden hensyn til den interne udveksling. I tidsregistreringen fører kontor A's medarbejdere deres timeforbrug på de produkter, som de hjælper kontor B med at fremstille.

I dette eksempel er der to muligheder med hensyn til sted. Man kan lade sted være en variabel i tidsregistreringen. I så fald vil kontor B i perioden have en større produktion og en større lønomkostning. Den afholdte lønudgift vil således være lavere end den lønomkostning, der kan beregnes på grundlag af tidsregistreringen. Når der gennemføres en lønfordeling (dvs. når lønudgiften fordeles på dimensionerne på baggrund af tidsregistreringen), vil kontor B fremstå med relativt større andel. Institutionen vil på baggrund af disse tal skulle udrede, hvad der ligger bag dette fænomen, nemlig at der er ydet en intern bistand fra kontor A til kontor B.

Den anden mulighed er, at stedsdimensionen fikseres som en stamoplysning. Sted indgår som stamoplysning i SLS, og denne overføres til stedsdimensionen i det lokale økonomisystem. Stedsdimensionen tages ikke med ved en efterfølgende lønfordeling. Hvis stedsdimensionen således er fikseret, vil det fremgå, at kontor A har ydet timer til løsning af produkter, der normalt udformes i kontor B. Det vil fremgå, at kontor A ud over at løse sine egne opgaver også i en periode har kunne bidrage til løsningen af andre kontorers opgaver. Dette vil være relevant for en diskussion af den interne arbejdstilrettelæggelse og produktivitet.

Leverancen

Leverancen er den konkrete og specifikke kombination af produkter og aktiviteter , som ydes i forbindelse med betjeningen af en bestemt bruger. Leverancen er altså en unik hændelse med et individuelt nummer. Leverancen vil typisk være registreret som en bestemt sag eller et bestemt projekt. 

Opdeling efter leverancer muliggør henføring af omkostninger og indtægter til den unikke sag. Matching af omkostninger og indtægter befordres således herigennem. 

Ledelsesmæssigt understøtter dette en vurdering af de enkelte ydelsers effektivitet. 

Ressourcer

Et forbrug kan knytte sig til en særlig gruppe af ressource eller en kapacitet, som institutionen særligt ønsker at følge. 

Grunden hertil kan være flere: 

  • Ressourcegruppen kan udgøre en særligt knap faktor i produktionen, som har interesse af hensyn til aktivitets- og kapacitetsstyringen.
  • Ressourcegruppen kan være forbundet med et særligt vedligeholdelses- og udviklingsansvar.

Opdeling af forbruget efter ressourcegruppe vil således gøre det muligt præcist at sammenligne afskrivninger og vedligeholdelsesomkostninger på aktiver samt timeforbrug og uddannelsesomkostninger på medarbejdergrupper.

Fremgangsmåde

Opstilling af katalog over dimensioner
Med udgangspunkt i analyserne, som blev foretaget under punkt 1-3, udformes at katalog eller en bruttoliste over mulige dimensioner, som kunne være relevante.

Kataloget bør ud over dimensioner også rumme forslag til, hvilke overordnede kategorier, der skal være inden for hver dimension.