Redundanstest

Redundanstest skal sikre mod at den interne kontoplan indeholder de samme oplysninger eller dimensioner flere gange.

Umiddelbart kunne en lang række af dimensioner være relevante i den interne kontoplan. Det er imidlertid vigtigt at være selektiv og kritisk i den endelige udvælgelse af de dimensioner, der skal medgå i kontoplanen.

For det første medfører dimensionerne registreringsmæssig kompleksitet. En lang række dimensioner vil give et stort antal kombinationsmuligheder. Dimensionerne vil skulle anvendes i de daglige registreringer. Hvis dimensionsværdierne skal være korrekte, er det nødvendigt foretage justeringer, f.eks. hver gang en lagerført vare bruges til noget andet, end det var tiltænkt på indkøbstidspunktet.

For det andet vil et stort antal dimensioner vanskeliggøre opbygningen af en fælles forståelse af, hvordan de anvendes. Der vil let kunne udvikle sig lokale og indbyrdes afvigende praksisser.

For det tredie kan et højt antal dimensioner være udtryk for, at ledelsen ikke har taget stilling til og prioriteret sine behov for ledelsesinformation. Valget af dimensioner bør være udtryk for klarhed over, hvilken information der vil være udslagsgivende for ledelsens afgørelser af væsentlige spørgsmål.

Der kan være tale om fem forskellige typer af redundans i en kontoplan.

Den første type redundans består i, at der altid er et sammenfald mellem værdien i en dimension og værdien i en anden dimension:

 

Dette er fx tilfældet, hvis der til ét formål altid er knyttet ét og kun ét produkt, eller at der til ét produkt altid er knyttet én og kun én aktivitet. I dette tilfælde vil den ene dimension kunne undværes.

Den anden type redundans er en udbygning af den første type. Her er der sammenfald mellem en værdi i én dimension og en gruppe af værdier i en anden dimension. 

 

Til et formål knytter sig altid to produkter, mens der til et andet formål knytter sig to andre produkter. Der er aldrig tværgående sammenhænge, hvor et produkt kan henføres til flere formål. I dette tilfælde er produktdimension reelt en specifikation af formålsdimensionen. Det kan derfor være enklere at specificere formålsdimensionen og udelade produktdimensionen som selvstændig dimension. 

Den tredje type af redundans består i, at en dimension er specificeret på en måde, så de sammen værdier gentages. 

 

I eksemplet gentages de samme to delmål som specifikationer af to forskellige formål. Konkret kunne man tænke sig, at der for et vejvæsen var to overordnede formål: At sikre fremkommelighed og sikkerhed på vejnettet. Begge formål blev imidlertid fremmet af de samme virkemidler - f.eks. skiltning og trafikinformation. I dette tilfælde vil delmålene skulle oprettes som en selvstændig dimension, hvorved gentagelserne kunne undgås. 

Den fjerde type redundans består i, at en dimension dækker oplysninger som findes andetsteds i registreringen. 

 

I det viste eksempel vil dimensionen ressourcer kunne undværes, fordi transaktionernes tilknytning til bestemte ressourcegrupper allerede er registreret i det lokale økonomisystems ressourcemodul - uafhængigt af dimensionskontoplanen. 

Den femte type redundans er af en anden karakter end de tre forrige. Den består i, at der er oprettet dimensioner, som ikke er ledelsesmæssigt relevante. 

 

I dette tilfælde kan dimensionerne være logisk velformede, men blot ikke relevante for ledelsens økonomiske valg. Det vil sige, at ledelsen ikke vil foretage væsentlig anderledes dispositioner, fordi den har adgang til information om disse dimensionsværdier. 

Sammenfattende betyder dette, at forslaget til dimensioner skal aftestes for de 5 nævnte redundanstyper:

  • De tre første typer redundans findes ved at tegne relationerne mellem de forskellige dimensioner som vist i ovenstående figurer.

  • Den fjerde type redundans findes ved at undersøge de eksisterende systemfaciliteter.

  • Den femte type redundans opdages ved, at ledelsen for hver dimension prøver at beskrive en beslutningssituation, hvor dimensionsværdierne ville være afgørende for disponering af midlerne.

Alt i alt kan det anbefales at begynde med et relativt lavt ambitionsniveau og få dimensioner. Det er væsentligt i første omgang at opnå erfaringer med, hvilke ledelsesinformationer der er nødvendige og tilstrækkelige. Kontoplanen vil i efterfølgende regnskabsår kunne udbygges, hvis der viser sig behov for det.

Fremgangsmåde

1. Test af dimensioner

Relationerne mellem dimensionerne optegnes grafisk. 

Økonomisystemet gennemgås med henblik på at udskille dimensioner, hvorom der allerede findes oplysninger. 

Ledelsen gennemgår kataloget over mulige dimensioner. For hver dimension bedes ledelsen om at beskrive et beslutningssituation, hvor viden om den pågældende dimension vil få den til at disponere midler anderledes med betydelige økonomiske konsekvenser. 

2. Prioritering af dimensioner

Redundanstesten resulterer i en nettoliste over dimensioner.

Ledelsen ordner disse dimensioner i en prioriteret rækkefølge efter deres styringsmæssige værdi.

Der træffes endelig en afgørelse om, hvilke dimensioner der skal indgå.