Dokumentation af registreringen

Dokumentation af registrering indebærer at sikre et tilstrækkeligt transaktionsspor og kontrolspor.

Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet), jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.

Ved transaktionssporet forstås den sammenhæng der er mellem de enkelte registreringer og det samlede regnskab m.m. Transaktionssporet er et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at man til enhver tid kan kontrollere, at alle registreringerne er medtaget i regnskabet, og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af. Transaktionssporet sikrer ved sine oplysninger om sammenhæng mellem regnskabets enkeltposter med registreringerne, at det kan kontrolleres, at alle registreringer er indeholdt i regnskabet. Det samme gælder for den omvendte situation, hvor der kan tages udgangspunkt i den enkelte registrering, der så kan følges til en post i regnskabet.

Ved kontrolsporet forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Kontrolsporet er således et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at det er muligt at verificere grundlaget for de enkelte registreringer. At der foreligger det fornødne kontrolspor forudsætter dels, at der foreligger bilag, der dokumenterer enhver registrering og dels, at de enkelte bilag er forsynet med en tydelig og entydig identifikation af det kontrolspor, som fremgår af registreringen (dvs. bilagsnummer, kontering, dato for registreringen og godkendelse for udførelse).