Tilretning af nummerstrukturen

Læs nærmere om de opgaver der knytter sig til ændringer i nummerstrukturen.

I forbindelse med en ressortændring skal der som udgangspunkt altid foretages større eller mindre ændringer i nummerstrukturen i de virksomheder, som berøres af ressortomlægningen.

Så snart de finanslovsmæssige konsekvenser af ressortomlægningen er kortlagt, skal man derfor nærmere overveje, hvorledes disse ændringer påvirker nummerstrukturen.

Til det formål vil det være hensigtsmæssigt at anvende opslagsmulighederne på www.oes-cs.dk/nummerstruktur/nrstruk.cgi, hvor man kan se den eksisterende nummerstruktur.

De centrale spørgsmål i relation til ændringer i nummerstrukturen er følgende:

  • Skal der oprettes nye virksomheder
  • Skal der oprettes nye regnskabsførende institutioner
  • Skal der oprettes nye bogføringskredse
  • Skal der oprettes nye delregnskaber

Oprettelse af nye virksomheder, regnskabsførende institutioner, bogføringskredse eller delregnskaber forudsætter, at der indsendes særskilte blanketter herom til Moderniseringsstyrelsen.

Oprettelse af nye virksomheder

Ved oprettelsen af en ny virksomhed skal den ansvarlige myndighed indsende særskilt blanket herom til Moderniseringsstyrelsen med henblik på oprettelse af virksomheden i SKS. Moderniseringsstyrelsen sikrer samtidig, at virksomheden tildeles et CVR nummer. Ved oprettelsen af nyt CVR-nummer tilknyttes samtidig et særskilt P-nummer (produktionsnummer) til virksomheden, som sikrer at Skatteministeriet kan identificere den fysiske adresse på virksomheden, jf. Tilretning af Statens Lønsystem.

Den ansvarlige myndighed skal herefter selv sørge for, at kontakte Erhvervsstyrelsen med henblik på tildeling af et SE-nummer til virksomheden. Sagsbehandlingen for tildeling af SE-nummer i Erhvervsstyrelsen kan godt tage op til en måned, så det er vigtigt, at Erhvervsstyrelsen kontaktes, så snart det er klart, at der skal oprettes en ny virksomhed. Det er først, når der er modtaget et SE-nummer fra Erhvervsstyrelsen, at virksomheden kan oprettes i SLS, hvilket igen er forudsætningen for, at lønanvisningen kan påbegyndes, jf. Tilretning af Statens Lønsystem.

Ved oprettelsen af en ny virksomhed skal der samtidig etableres en særskilt partneraftale i Ø-DUP med henblik på den nødvendige dataoverførsel fra virksomheden til SKS mv. Moderniseringsstyrelsen kontakter den ansvarlige myndighed herom, når virksomheden er oprettet i SKS.

I den udstrækning en virksomhed flyttes fra et ministerområde til et andet, så kan denne flytning håndteres via en ”pegepinds” flytning i SKS. Herved undgår man de mange faste procedurer, der er knyttet til oprettelsen af en ny virksomhed. Pegepindsflytninger kan imidlertid kun foretages, såfremt hele virksomheden flyttes fra et ministerområde til et andet.

Blanket til oprettelse af en ny virksomhed kan findes her.

Oprettelse af nye regnskabsførende institutioner

I den udstrækning der oprettes en ny virksomhed, skal der samtidig oprettes mindst en ny regnskabsførende institution, som knyttes til virksomheden.

Oprettelsen af en ny regnskabsførende institution sker ved indsendelse af særskilt blanket herom til Moderniseringsstyrelsen, der opretter den regnskabsførende institution og tildeler den et unikt identifikationsnummer i SKS.

Blanket til ny regnskabsførende institution kan findes her.

Oprettelse af nye bogføringskredse

Ved oprettelsen af nye virksomheder og regnskabsførende institutioner skal der som udgangspunkt også oprettes mindst 2 nye borgføringskredse; en til håndtering af virksomhedens drift (den omkostningsbaserede regnskabsaflæggelse), og en til håndtering af tilskudsordninger mv., der administreres af virksomheden (den udgiftsbaserede regnskabsaflæggelse).

Oprettelsen af nye bogføringskredse sker ved indsendelse af særskilt blanket herom til Moderniseringsstyrelsen, der opretter bogføringskredsen og tildeler den et unikt identifikationsnummer i SKS.

Til hver ny bogføringskreds skal der knyttes en række særskilte oplysninger angående kontoforholdene i Danske Bank, jf. den nærmere gennemgang under Tilretning af betalingssystemer.

I den udstrækning der indgår delregnskaber med løn under bogføringskredsen, skal der endvidere tages stilling til, om lønanvisningen kan foregå via en eksisterende løngruppe i SLS, eller om der skal oprettes en helt ny løngruppe. Moderniseringsstyrelsen (lønområdet) vil kontakte den ansvarlige myndighed angående disse forhold, når oprettelsesblanketten er modtaget i Moderniseringsstyrelsen, jf. den nærmere gennemgang under Tilretning af SLS.

I forbindelse med en ressortomlægning kan det også være relevant at oprette nye bogføringskredse under en eksisterende virksomhed. Forretningsgangen er den samme som ved oprettelse af en ny bogføringskreds under en ny virksomhed. Som udgangspunkt bør man imidlertid være tilbageholdende med oprettelse af nye bogføringskredse under de eksisterende virksomheder, da oprettelsen af nye bogføringskredse har væsentlige konsekvenser både i relation til lønanvisningen og til bankopsætningen. I den udstrækning en virksomhed modtager nye opgaveområder i forbindelse med en ressortomlægning, bør disse områder derfor så vidt muligt søges indpasset under de eksisterende bogføringskredse under virksomheden.

I den udstrækning der skal flyttes hele bogføringskredse (med tilhørende delregnskaber) fra et ministerområde til et andet, så kan denne flytning håndteres via en ”pegepinds” flytning i SKS. Herved undgår man de mange faste procedurer, der er knyttet til oprettelsen af en ny bogføringskreds. Pegepindsflytninger kan imidlertid udelukkende foretages, såfremt det er hele bogføringskredsen, der flyttes fra et ministerområde til et andet, og såfremt bogføringskredsen ikke håndterer løn.

Blanket til oprettelse af en ny bogføringskreds kan findes her.

Oprettelse af nye delregnskaber

Til hver underkonto på finansloven skal der knyttes mindst et delregnskab. Oprettelsen af en ny underkonto på finansloven forudsætter derfor, at der samtidig oprettes et nyt delregnskab i SKS.

Det er den ansvarlige myndighed, som selv er ansvarlig for oprettelse af nye delregnskaber i SKS. Såfremt delregnskabet skal anvendes til løn, så skal der samtidig indsendes en særskilt blanket om det oprettede delregnskab til Moderniseringsstyrelsen. Blanketten kan findes her.

I den udstrækning der skal flyttes et delregnskab fra et ministerområde til et andet ministerområde, så nedlægges delregnskabet under den afgivende virksomhed og delregnskabet oprettes under den modtagende virksomhed. Denne procedure følges med mindre det er samtlige delregnskaber under en bogføringskreds, der skal flyttes.

Blanket til oprettelse af nyt delregnskab kan findes her.