Statens Budgetsystem

Nyt Budgetsystem til institutionernes og departementernes arbejde med budgetlægning og budgetopfølgning. Systemet er til rådighed fra primo 2019.

Hvad er Statens Budgetsystem

Statens Budgetsystem (SBS) er et fællesstatsligt system til budgettering og budgetopfølgning. SBS kan anvendes af både de enkelte budgetansvarlige samt økonomifunktioner i den enkelte institution og koncern.

SBS understøtter de centrale økonomiprocesser, herunder udarbejdelse af grundbudget og udgiftsopfølgninger samt de lokale budget- og budgetopfølgningsprocesser. På sigt skal SBS også understøtte udarbejdelsen af finanslovsforslag. Én af fordelene ved SBS er, at alt data er samlet i én og samme database, hvilket betyder, at budget- og budgetopfølgningsprocessen kan anvendes på tværs af processerne uden at der opstår tvivl om talgrundlaget.

For at understøtte automatiserede budget- og budgetopfølgningsprocesser, er der i SBS mulighed for at opsætte procesflows, så de enkelte budgetansvarlige rettidigt modtager relevante ark til udfyldelse og kommentering. Herved skabes en klarhed over hvem, der gør hvad i processen, og institutionens økonomifunktion har samtidig mulighed for løbende at følge fremskridtet i processen.

Rent teknisk er SBS baseret på en standard SAP BPC teknologi, hvor data samles i en SAP HANA platform. I praksis foretages størstedelen af budgetteringen og opfølgningen i almindelige Excel-regneark, hvortil der er en ekstra værktøjslinje til brug for budgetarbejdet. SBS understøtter dermed den almindelige Excel-funktionalitet og sikrer samtidig, at der altid er adgang til nuværende og tidligere budgetversioner.

KMD A/S er primær systemleverandør og driftsleverandør. Intelligence og Vision Management er bidragende konsulenthuse med stor viden om løsningen og erfaring med implementering af lignende SAP løsninger.

Brugerinvolvering 

Inddragelse af budgetsystemets kommende brugere har igennem hele projektet været centralt for at sikre, at systemet afspejler institutionernes behov, at den nødvendige funktionalitet kravstilles, samt at løsningen testes i de enkelte ministerier og institutioner.

For at sikre en bredere involvering af de fremtidige brugere, deltager pilotinstitutionerne med ledelsesrepræsentanter i projektets styregruppe, ligesom der er etableret en række faglige arbejdsgrupper, som løbende bidrager med input på relevante områder. Derudover vil der løbende blive inviteret til mere generelle og åbne informationsmøder om budgetløsningen.

Ledelsesopgave

For medarbejderne indebærer implementeringen og ibrugtagningen af SBS, at hidtidige processer og arbejdsgange, vaner og rutiner skal gentænkes og foretages i et nyt system. Der er således også en betydelig ledelsesopgave i at forberede jeres institution til både implementeringen og den fremtidige anvendelse af SBS, herunder at sikre, at de forandringer SBS medfører, bidrager positivt til institutionens samlede styring.

Læs mere om implementeringsforløbet.